Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services

Transcription

1 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE Smer Informatika v organizaciji in managementu Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services Mentor: red. prof. dr. Jože Griar Kandidat: Sašo Šlibar Kranj, avgust 2006

2 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju prof. dr. Jože Griarju in asistentu dr. Gregor Lenartu za dane smernice in pomo pri izdelavi diplomske naloge. Hvala Edvinu Hadžiahmetoviu iz podjetja SŽ Projektivno podjetje Ljubljana d.d. za nasvete in vpogled v proces izdelovanja idejnega projekta in podjetju SL-King d.o.o. za uporabo programske opreme. Zahvaljujem se tudi lektorici Neži Novak, ki je lektorirala mojo diplomsko nalogo.

3 POVZETEK Diplomsko delo analizira uporabo programa za skupinsko delo - Windows Sharepoint Services na študiji primera izdelave idejnega projekta. V prvem delu so obravnavane teoretine osnove in priporoila izdelave idejnega projekta v gradbeništvu. Opisani so primeri uspešne in neuspešne rabe programov za skupinsko delo v praksi. Diplomsko delo vkljuuje tudi kratek pregled in opis možnosti programa Windows Sharepoint Services. Uporaba programa Windows Sharepoint Services je analizirana s študijo primera. Program je vrednoten iz razlinih vidikov za proces izdelave projektne dokumentacije. Na koncu so podana priporoila in predlogi projektnim vodjem za izboljšanje uporabe programa Windows Sharepoint Services v prihodnjih projektih izdelave projektne dokumentacije. KLJUNE BESEDE - programi za skupinsko delo - Windows Sharepoint Services - projektni management - študija primera procesa izdelave idejnega projekta - elektronsko poslovanje ABSTRACT The diploma work analyses usage of groupware application Windows Sharepoint Services on preliminary design process case study. The first part of the paper describes theoretical basics and recommendations for making preliminary designs in civil engineering. Represented are practical cases of the successful and unsuccessful usage of groupware. The diploma work includes short description of the Windows Sharepoint Services functionality. The usage of the application Windows Sharepoint Services is analysed with the case study and evaluated from different aspects. In the last part, the diploma work gives conclusions and recommendations for the improved usage of Windows Sharepoint Services in future design projects. KEYWORDS - groupware - Windows Sharepoint Services - project management - preliminary design process case study - electronic commerce

4 KAZALO 1. UVOD Opredelitev problema Metode dela Cilji 7 2. PROCES IZDELAVE IDEJNEGA PROJEKTA Zakonske osnove izdelave idejnega projekta Pregled organizacijskih predpisov za prouevani primer Organiziranost spletne pisarne Predpis o urejenosti dokumentacijskega dela spletne pisarne Komunikacija znotraj projektne skupine Izobraževanje udeležencev za uporabo spletne pisarne Varnost podatkov in spletne pisarne Posnetek obstojeega stanja Proces izdelave idejnega projekta PREGLED LITERATURE V ZVEZI Z UPORABO ORODIJ ZA VODENJE PROJEKTOV Primer korporacije Burr Brown Primer oddelka Indijanskega zdravstvenega sistema v Tusconu Primer Price Waterhouse Primer Iskratel OPIS PROGRAMA WINDOWS SHAREPOINT SERVICES ZA PROJEKTNO VODENJE Programske in strojne zahteve za uporabo programa Windows Sharepoint Services Možnosti programa Windows Sharepoint Services za vodenje projektov Projektno mesto in delovni prostori za dokumente in sestanke Orodja za skupinsko delo Povezava z Microsoft office programskim paketom Uporaba programov Word in Excel Uporaba programa Outlook 44

5 5. ŠTUDIJA PRIMERA UPORABE PROGRAMA WINDOWS SHAREPOINT SERVICES V PROJEKTU IZDELAVE IDEJNEGA PROJEKTA Predstavitev podjetja Opis projekta Tok dokumentov z uporabo programa Windows Sharepoint Services VREDNOTENJE PROGRAMA WINDOWS SHAREPOINT SERVICES Možnosti uporabe programa Windows Sharepoint Services za vodenje projektov Stroški uvedbe programa Windows Sharepoint Services Varnost podatkov Izobraževanje uporabnikov Uvajanje z vidika organizacijskih predpisov Sodelovanje med organizacijami Odprtost za nadaljnjo uporabo in razvoj PRIPOROILA PROJEKTNIM VODJEM ZA UPORABO PROGRAMA WINDOWS SHAREPOINT SERVICES ZAKLJUEK 58 LITERATURA IN VIRI 60 Literatura 60 Viri 61 PRILOGE 72

6 1. UVOD 1.1. Opredelitev problema V sodobni družbi, ko nam informacijska tehnologija omogoa delovanje na globalnem trgu, se nam odpirajo nove možnosti. Projektanti sodelujejo pri izdelavi projektne dokumentacije s podjetji z razlinih koncev sveta. Vodenje projektov na klasien nain z delovnimi sestanki in pisno korespondenco je nemogoe. Elektronska izmenjava informacij omogoa organizacijam pridobiti konkurenno prednost in v današnjem globalnem svetu postaja konkurenna prednost, konkurenna nujnost (Griar, 1990). Projektno vodenje je najustreznejši nain obvladovanja kompleksnejših projektov, med katere zagotovo spadajo tudi gradbeni projekti. Gradbeni projekti pogostokrat vkljuujejo veje število razlinih strokovnjakov iz razlinih podjetij, so sestavljeni iz veih faz, oblika in nain izvajanja sta zakonsko doloeni z zakonom o graditvi objektov (Uradni list RS, št. 110/02, 97/03-odl. US, 41/04 - ZVO-1 in 47/04) Podjetja v Sloveniji v veliki meri že uporabljajo internet. V prvem etrtletju 2004 je imelo dostop do interneta 93 % podjetij z 10 ali ve zaposlenimi. Od tega jih ima ve kot polovica (56 %) ADSL povezavo (Statistini urad Republike Slovenije, 2004), kar omogoa prenos vejih datotek preko interneta. Zaposleni že imajo vsak svoj elektronski poštni naslov in ga aktivno uporabljajo. V Sloveniji je sprejeta zakonodaja o uporabi digitalnega podpisa. Eno od programskih orodij, ki pripomore k preglednosti so spletne pisarne. Namen diplomske naloge je predstavitev in analiza uporabnosti Windows Sharepoint Services (WSS) za podporo sodelovanja med organizacijami pri projektih. V podjetju SL-King d.o.o. smo sodelovali pri dveh projektih z uporabo programa Windows Sharepoint Services. Po zaetni nezaupljivosti do druganega naina dela je bil odziv pozitiven. Vodenje projekta izdelave projektne dokumentacije zahteva veliko koordinacije in organizacijskih sposobnosti. Elektronska pošta ne omogoa ve preglednega sodelovanja pri projektih, kjer sodeluje ve projektantov iz razlinih organizacij. Vsak posameznik v vsakem trenutku ne ve tono, ali ima vse potrebne dokumente, ali ima zadnjo verzijo dokumenta, v kateri fazi se nahaja projekt, koliko se sodelujoi držijo dogovorjenih rokov. Odgovorni vodja projekta mora zato poskrbeti za naslednje naloge pri vodenju projekta: Doloiti nain sprejemanja vseh pomembnih odloitev z doloenim organizacijskim okvirjem organizacije in vseh sodelujoih organizacij pri projektu Koordinirati izdelke projektantov Doloiti nain izmenjave informacij Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 6 od 72

7 Zagotoviti neprekinjenost dela projektantov Doloiti kritine toke in terminski plan projekta Nadzorovati proces izdelave projektne dokumentacije 1.2. Metode dela Pri izdelavi diplomske naloge je bila uporabljena literatura in viri z interneta. Opisane so zakonske podlage in priporoila Inženirske zbornice Slovenije za organizacijsko strukturo projekta. S primeri iz literature so opisani uspešni in neuspešni naini elektronskega sodelovanja. Pri opisu možnosti programa mi je bil v veliko pomo dostop do strežnika programa Windows Sharepoint Services v podjetju SL-King. Možnosti programa WSS sem lahko preizkusil na testni strani s strani uporabnika kot s strani administratorja sistema. S študijo primera na projektu z naslovom»idejni projekt elektrifikacije in rekonstrukcije proge Pragersko Hodoš«je analizirana uporaba programa WSS za vodenje projektov. Z intervjuji projektantov so bili pridobljeni vidiki uporabnosti programa WSS ter opisani uinki spremenjenih procesov vodenja in izdelave projekta Cilji Cilji diplomske naloge so: preuiti nain komunikacije pri vodenju izdelave gradbenih projektov vrednotenje programa WSS iz naslednjih vidikov: uvajanja in stroškov postavitve programa WSS, izobraževanja projektantov, varnosti podatkov, sodelovanja med organizacijami in odprtosti za nadaljnji razvoj programa pridobiti vzroke dosedanje neuporabe programov za skupinsko delo v projektantskih podjetjih v Sloveniji dobiti argumente za delo s programom WSS za vodenje izdelave gradbenih projektov na analizi konkretnega primera izdelati priporoila projektnim vodjem za uporabo programa WSS Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 7 od 72

8 2. PROCES IZDELAVE IDEJNEGA PROJEKTA 2.1. Zakonske osnove izdelave idejnega projekta Namen tega poglavja je predstavitev zakonske osnove za uporabo programa Windows Sharepoint Services (WSS) za vodenje izdelave idejnega projekta. V praksi se v ta namen uporablja Zakon o graditvi objektov (2002) in na podlagi 40. lena in etrtega odstavka 53. lena Zakona o graditvi objektov (2002) je izdelan Pravilnik o projektni in tehnini dokumentaciji (2004) Inženirske zbornice Slovenije, ki sta opisana v nadaljevanju. Zakon o graditvi objektov (ZGO-1) predpisuje vsebino projektne in tehnine dokumentacije, nain njene izdelave in vrste nartov, ki jo sestavljajo. Z izrazom projektna in tehnina dokumentacija se opisuje dokumentacija, glede na stanje, v kateri se predviden - projektiran objekt nahaja. Tako so vsa stanja dokumentacije, v katerih se obravnava projektiran objekt, projektna dokumentacija. ZGO-1 loi naslednje vrste projektne dokumentacije: idejna zasnova (IDZ), idejni projekt (IDP), projekt za pridobitev gradbenega dovoljenja (PGD), projekt za razpis (PZR), projekt za izvedbo (PZI). Po konani izvedbi projektiranega objekta se po ZGO-1 izdela projekt izvedenih del (PIZ), ki spada pod tehnino dokumentacijo, poleg projekta za vzdrževanje in obratovanje objekta in projekta za vpis v uradne evidence. Vsaka projektna dokumentacija mora po ZGO-1 vsebovati vodilno mapo in mape z narti. Vodilna mapa vsebuje lokacijske podatke, splošne podatke o objektu projekta, podatke o projektantih, potrebne za ugotavljanje izpolnjevanja pogojev projektantov ter njihove odgovornosti (Pravilnik o projektni in tehnini dokumentaciji, 2004). Vodilna mapa projektne dokumentacije mora biti oznaena s številko 0. V idejnem projektu obsega naslovno stran, kazalo vsebine projekta, splošne podatke o nameravani gradnji ter podatke o projektantih in odgovornih projektantih, zbirno projektno poroilo, lokacijske podatke in dokazno dokumentacijo. Narti, ki sodijo v projektno dokumentacijo, se vložijo v mape. Mape z narti so zložene po naslednjem vrstnem redu in vidno oznaene z naslednjimi številnimi oznakami: številka»1«: narti arhitekture, številka»2«: narti krajinske arhitekture, številka»3«: narti gradbenih konstrukcij, številka»4«: narti elektrinih inštalacij in elektrine opreme, številka»5«: narti strojnih inštalacij in strojne opreme, številka»6«: narti telekomunikacij, številka»7«: tehnološki narti, številka»8«: narti izkopov in osnovne podgradnje, številka»9«: drugi gradbeni narti, številka»10«: elaborati, analize in študije. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 8 od 72

9 V primeru manjšega obsega posameznih nartov se narti lahko vložijo tudi v eno samo mapo, pri emer morajo biti med seboj jasno loeni, mapa pa mora biti oznaena z ustreznimi zaporednimi številkami. e pri nameravani gradnji doloena vrsta narta ni potrebna, se zaporedje nartov in njihove številne oznake ne spremenijo. Opisana struktura projektne dokumentacije je tudi najpreglednejša za uporabo na spletni pisarni programa Windows Sharepoint Services. Po Pravilniku o projektni in tehnini dokumentaciji (2004) mora vsak nart vsebovati naslednje: 1. naslovno stran s podatki o investitorju, objektu, vrsti projektne dokumentacije in njeni številki, vrsti narta in njegovi številni oznaki, vrsti gradnje, projektantu, odgovornem projektantu in odgovornemu vodji projekta ter številki, kraju in datumu izdelave narta, 2. kazalo vsebine narta, 3. kazalo vsebine projekta z druge strani priloge 1 tega pravilnika, ki je njegov sestavni del, 4. tehnino poroilo, 5. risbe. Odgovorni projektant mora vsako zakljueno sestavino narta, ki ga je izdelal, potrditi s svojim podpisom in identifikacijsko številko, s imer jami, da je nart, ki ga je izdelal, v skladu s prostorskimi akti in gradbenimi predpisi ter pogoji pristojnih soglasodajalcev. Odgovorni vodja projekta mora vsako zakljueno sestavino projekta potrditi s svojo identifikacijsko številko in podpisom, s imer jami za kakovost obdelave celotnega projekta in za medsebojno usklajenost nartov, ki sestavljajo projekt (47. len ZGO-1, 2002). Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 9 od 72

10 2.2. Pregled organizacijskih predpisov za prouevani primer Zaradi urejenosti poslovanja je potrebno vse bistvene organizacijske dogovore zapisati in jih posredovati vsem udeleženim pri projektu (Rozman, 2000, str. 117). Vsi zapisani organizacijski predpisi morajo biti dostopni vsem sodelujoim in jih je priporoljivo postaviti na javno mesto, v tem primeru objaviti v spletni pisarni. Okvirno organizacijo doloajo že zakoni, odloki, uredbe, ki veljajo za podroje celotne države. Organizacijo podjetja urejajo razlini dokumenti. Organizacijski predpisi se loijo na statut, pravilnik in poslovnik. Statut ureja temeljne odnose v podjetju. S pravilniki se ureja posamezne strukture in procese znotraj in tudi med podjetji zlasti, e je podjetje usmerjeno k sodelovanju v projektni skupini. S poslovniki pa se ureja nain delovanja posameznih organov podjetja. Organizacijski predpisi znotraj podjetja oz. pri projektnem delu za doloen projekt uravnavajo nain komunikacije, nain sklica sestankov in njihovo pogostost, predpisujejo dokumente za sporoanje znotraj projektne skupine in urejajo druge procese. Pri delu s spletno pisarno za primer izdelave idejnega projekta je dobro upoštevati ve organizacijskih priporoil. V literaturi je opisano ve priporoil organiziranja dela s spletno pisarno za projektno vodenje. Razdeljeni so v naslednje skupine: Predpis o organiziranosti spletne pisarne Predpis o urejenosti dokumentacijskega dela spletne pisarne Predpis o poroanju in sporoanju Predpis o izobraževanju udeležencev za uporabo spletne pisarne Predpis o varnosti spletne pisarne Organiziranost spletne pisarne Struktura spletne pisarne je možna na ve nainov. Literatura predvideva ve nainov. Delo na spletni pisarni je lahko organizirano funkcijsko, glede na strokovno funkcijo, ki jo doloeni lan ima v projektu in bi se lani projektne skupine združevali. To pomeni, da bi vsi arhitekti, gradbeniki, strojniki in ostali prispevali vsak svoj strokovni del dokumentacije v svojo mapo podroje. Drugi nain, ki jo predvideva prironik za pripravo dokumentacije (2004, str. 5), je razdelitev po nartih, obsežnejše narte pa se lahko razdeli na ve manjših nartov. Projektna skupina se v drugem primeru oblikuje glede na vrsto in zahtevnost projekta. ZGO-1 doloa izgled projektne skupine z doloitvijo odgovornosti za celotni projekt in za posamezni nart. ZGO-1 doloa naslednje udeležence pri graditvi objektov: investitor, projektant, izvajalec, nadzornik in revident. Pri izdelavi projektne dokumentacije sodelujejo projektanti, ki se delijo na odgovorni vodja projekta (OVP), odgovorni projektant (OP), sodelavec projektant in obdelovalec. Organigram na sliki 1 prikazuje sestavo projektne dokumentacije in pristojnosti ter odgovornosti za izdelavo posameznega dela projektne dokumentacije. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 10 od 72

11 Slika 1: Primer strukture z odgovornostmi sodelujoih pri projektu Vir: Prironik za pripravo dokumentacije (2004, str. 8) Odgovornosti za projekt so razdeljene na naslednji nain. Za projekt se izdela vodilna mapa, za izdelavo poskrbi odgovorni vodja projekta ter vsi potrebni narti. Vsak nart ima svojega odgovornega projektanta. Posamezni nart se zaradi obsega narta lahko razdeli na ve nartov. En odgovorni projektant je odgovoren za enega ali ve nartov. Posamezni nart vsebuje lahko ve poglavij ali specialnosti (konstrukcija, statika, kalkulacije). V tem primeru se z organizacijskim predpisom doloi»sodelavce projektante«. Njihova odgovornost je doloena z organizacijskim predpisom. Prav tako se zaradi obsega in kompleksnosti narta lahko doloi»koordinatorja nartov stroke«. Njihova vloga in odgovornost je definirana z interno odlobo ali s pogodbeno zahtevo investitorja (Prironik za pripravo dokumentacije, 2004, str. 5). Vsi narti so hierarhino enakovredni in jih koordinira odgovorni vodja projekta. Primarno zakonsko odgovornost pri izdelavi narta nosita odgovorni vodja projekta in odgovorni projektant za posamezni nart (ZGO-1, 2004). V primeru, da posamezni nart obsega ve objektov, se nart razdeli na ve nartov (ZGO-1). Doda se jim samo številka dela narta, npr. 3/1, 3/2, 3/3. Doloeni narti, npr. nart gradbenih konstrukcij, se razdeli zaradi obsega projekta lahko na ve delov. 3/1 nart gradbenih konstrukcij za objekt A in 3/2 nart gradbenih konstrukcij za objekt B. Slika 2 prikazuje primer delitve narta na ve podnartov in tudi nadaljno delitev narta 3/1 na Nart konstrukcije 3/1/1, Nart statike 3/1/2 in Nart kalkulacij 3/1/3. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 11 od 72

12 Slika 2: Primer razdelitve narta znotraj ene stroke Vir: Prironik za pripravo dokumentacije (2004, str. 9) Posamezni nart je lahko zaradi specialnosti obravnave podroja obsežnejši ali zahtevnejši. V tem primeru se nart razdeli na ve posameznih delov narta. V sliki 2 je nart gradbenih konstrukcij za objekt A razdeljen na ve delov. Za vsak posamezni nart se doloi odgovorni projektant. V tem primeru je smiselno imenovati koordinatorja»nartov stroke«. Obravnavana primera v sliki 1 in 2 se velikokrat pojavljata v praksi. S primeroma je bila prikazana organizacijska struktura projektov, ki so obiajni v praksi. Opisana struktura projekta in odgovornosti celote odgovorni vodja projekta in nartov odgovorni projektant, je lahko tudi struktura uporabe spletne pisarne. Primerljivost izgleda strukture projekta v praksi in z uporabo spletne pisarne prinese manj napak in hitrejšo osvojitev informacijskega orodja. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 12 od 72

13 Vodenje projekta je usklajevanje projektantov, zato je cilj vsakega informacijskega sistema pravoasna zagotovitev pravilnih in v pravi obliki podanih informacij uporabnikom le-teh. Med informacije, ki so primerne potrebam uporabnikov lahko štejemo (Turk, 1994, str. 33): - kakovostne informacije - primernega obsega - relevantnega obsega - pravoasne in - lahko dostopne informacije. Informacije bi morali zbirati skladno s potrebami in jih identificirati ter poslati pravoasno in v taki obliki, da so imbolj uporabne za ljudi, katerim so namenjene. Vodstvo organizacije pa mora definirati pravila in zagotoviti izvajanje varovanja podatkov in informacijskega sistema (COBIT, 2000, str. 37) Predpis o urejenosti dokumentacijskega dela spletne pisarne Z doloitvijo organizacijskega predpisa o urejenosti dokumentacijskega dela spletne pisarne se doloi ravnanje z dokumenti skozi posamezne faze projekta. Cilj predpisa o ravnanju z dokumentacijo je dosei imboljšo izkorišenost in preglednost spletne pisarne in dokumentov v njej. Namen organizacijskega predpisa je uskladitev aktivnosti, ki sestavljajo posamezen poslovni proces, med posameznimi skupinami znotraj projektne skupine. Uredba o upravnem poslovanju (Ul. 20/2005) doloa tudi pravila pisarniškega poslovanja v slovenski javni upravi. Med drugim je doloen nain prejema, evidentiranja, klasificiranja, hranjenja dokumentarnega gradiva. Prejeto pošto in dokumente v elektronski obliki v skladu z Zakonom o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Ul. 57/2000) enai s prejeto dokumentacijo v papirni obliki. Elektronsko pisarniško poslovanje predstavlja pomemben del poslovanja. Z uveljavljenimi standardi in organizacijskimi predpisi omogoa javni upravi e- poslovanje lažje sodelovanje in vejo uinkovitost pri delu s prejeto in izdano dokumentacijo. Uredba o upravnem poslovanju (Ul. 20/2005) predpisuje nain dela z dokumenti. Pomembno je, da je predpis zapisan, kar predpisuje nain in zahteve dela javnim uslužbencem in istoasno zagotavlja varnost elektronskega poslovanja strank z javno upravo. V zvezi z»izdelavo idejnega dokumenta«je pomemben tudi 162. len Uredbe o upravnem poslovanju (Ul. 20/2005), kjer je predpisana doloitev celostne podobe dokumentov, priprava obrazcev in predlog vnaprej, kjer je to mogoe. Enotnost in prepoznavnost dokumentov vpliva na samo kvaliteto izdanih dokumentov. Izgled dokumentov za preuevani primer uskladi in doloi odgovorni vodja projekta, pri izdelavi idejnega projekta. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 13 od 72

14 Pri delu z dokumentacijo na spletni pisarni je potrebno doloiti standardne formate in verzije datotek ter s tem omogoiti splošno dostopnost do dokumentov vsem udeleženim pri izdelavi projekta Komunikacija znotraj projektne skupine S predpisi se doloi nain in distribucija informacij na potrebna mesta v podjetju oziroma v projektni skupini. Uinkovitost komunikacije je potrebno pri kompleksnejših projektih zagotoviti z doloitvijo plana komunikacije za posamezen projekt, z doloitvijo pogostosti sestankov, doloitvijo medijev komuniciranja in naina izkorišenosti informacijske tehnologije. Uredba o upravnem poslovanju javne uprave zagotavlja strankam v postopku elektronsko spremljanje obvestil in objav ter potek postopka v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vroanje in obvešanje. Informacijski sistem samodejno pošlje elektronsko sporoilo naslovniku, v katerem navede, da se v informacijskem sistemu nahaja dokument in da ga mora naslovnik prevzeti v 15 dneh. (Ul. 20/2005). Med razlinimi uporabniki informacijskega sistema mora biti zagotovljena koordinacija in dobra komunikacija, kar omogoa usklajeno delovanje uporabnikov istega sistema (COBIT, 2000, str. 48). Namen doloitve organizacijskih predpisov je tudi prepreevanje napak, ki so posledica negeneriranja posameznih sporoil. Potrebno je doloiti osebo za pripravo in objavo periodinih poroil, zapisnikov rednih sestankov, o obvešanju uporabnikov sprememb preko elektronske pošte, o objavi in spremembah kontaktnih podatkov udeleženih pri projektu (projektanti, investitor, soglasodajalci, revizorji in ostali). Primerno je tudi doloiti administratorje informacijskega sistema o objavi pogosto zastavljenih vprašanj v zvezi z delovanjem programa na spletni pisarni. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 14 od 72

15 Ena izmed pomembnejših prednosti uporabe programa WSS je možnost komunikacije projektant projektant, kjer so vsi vkljueni v doloen del projekta, vkljuno z odgovornim vodjem projekta, ki nadzira potek izdelave idejnega projekta. Program WSS razbremeni vodjo projekta (OVP) prenosa informacij oziroma nartov projektantom, kar je razvidno v slikah 3 in 4. Vodja projekta Projektant A Projektant B Projektant C Slika 3: Komunikacija med projektanti poteka preko odgovornega vodje projekta Vodja projekta Program Windows Sharepoint Services Projektant A Projektant B Projektant C Slika 4: Komunikacija med projektanti poteka programa Windows Sharepoint Services Organizacijski predpis mora objavo dokumenta v programu WSS šteti za edino veljavno. S takim predpisom se izogne napakam pri komunikaciji, ki je zelo pomembna pri procesu izdelave projektne dokumentacije in bistveno razbremeni odgovornega vodjo projekta, ko je uradna komunikacija oz. izmenjava dokumentov vedno potekala preko njega. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 15 od 72

16 Za uspešno komunikacijo je potrebno upoštevanje organizacijskih predpisov s strani vodstev organizacij, odgovornega vodje projekta in odgovornih projektantov Izobraževanje udeležencev za uporabo spletne pisarne Vse zaposlene, ki so odgovorni za delo z informacijskim sistemom organizacije je treba seznaniti z njihovo vlogo in odgovornostmi za varnost in kakovost podatkov informacijskega sistema (COBIT-CO, 2000, str. 41). Organizacijski predpis lahko predpisuje obvezno izobraževanje za uporabo spletne pisarne, obvezna navodila za uporabo, vsaj z osnovnimi možnostmi spletne pisarne, obvezno poznavanje informacijskega orodja s strani vodilnih kadrov in doloa obvezno preverjanje znanja za ljudi, ki bodo spletno pisarno namestili, vzdrževali spletno mesto in podatke na njej, za varnejše delo in zmanjšanje tveganja izgube podatkov. Pri uvajanju novega naina poslovanja, mora s spodbujevalnimi ukrepi sodelovati vodstvo organizacije. Vodstvo mora vzpodbuditi prenašanje znanja posameznikov na sodelavce. Pomembna je tudi usposobljenost vodilnih kadrov za uporabo sodobnih informacijskih orodij. V javni upravi mora organ v skladu z Uredbo o upravnem poslovanju, v najveji možni meri za informacijsko opremo zagotoviti navodila za uporabo v slovenskem jeziku. Vsem javnim uslužbencem morajo biti dostopna osnovna varnostna navodila in znanja za zagotavljanje informacijske varnosti. Vsi javni uslužbenci, ki opravljajo svoje naloge v skladu s to uredbo, morajo poznati pravila poslovanja organov. Uslužbenci glavne pisarne, kjer se sprejema pošta v elektronski ali fizini obliki, morajo opraviti strokovni izpit iz upravnega poslovanja po loenih programih, glede na zahtevnost in naravo dela. (Ul. 20/2005) Pomembni so tudi stroški in as usposabljanja uporabnikov spletne pisarne. Zaposlene lahko izobražuje zunanje podjetje ali nekdo izmed zaposlenih z ustreznimi znanji. Pri izobraževanju si pomaga s tiskanim prironikom in prikazom s projektorjem. Pri uenju je potrebno ljudem predstaviti osnovne znailnosti programa. Vsakega projektanta, sploh zaetnika pri uporabi spletne pisarne, se povabi v pisarno in se mu na kratko prikaže osnovne zmožnosti programa, na tak nain, da razume delovanje spletne pisarne (Lientz, 1998, str 227). Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 16 od 72

17 Varnost podatkov in spletne pisarne Bistvo varnosti v elektronskem poslovanju je prepreevanje nepooblašenega zmanjševanja vrednosti virov (Blaži, 2001, str. 99). Cilj varne spletne pisarne je upoštevanje varnostnih zahtev za posamezno sistemsko komponento (White, 2001, str. 4): - spletno napravo ali odjemalca - omrežje spletne pisarne - spletni strežnik - strežnik spletne pisarne - poslovna vsebina. Cilj organizacije glede na cilje kontroliranja informacijske tehnologije (COBIT; Control Objectives for Information and related Technology) bi moral že v zaetni fazi planiranja in organiziranja, biti izdelava politike varovanja podatkov in internih kontrol za prepreevanje zmanjševanja vrednosti informacijskega sistema. Cilji te politike bi morali biti zmanjšanje tveganj s pomojo preventivnih kontrol, pravoasnega odkrivanja nepravilnosti, omejevanja izgub podatkov in obasnega shranjevanja baz podatkov. Vodstvo organizacije oz. projekta mora zato definirati pravila in zagotavljati izvajanje varovanja podatkov in informacijskega sistema (IS). Pri izvajanju izdelavi idejnega projekta je potrebno dostop do IS omejiti na sodelujoe pri projektu z oblikovanimi pravili, ki prepreujejo nepooblašenim osebam dostop do podatkov. Zlasti pri poslovanju preko interneta je smiselno vgraditi posebne kontrole dostopa do podatkov, z možnostjo spremljanja dostopa, spreminjanja in brisanja. Zaradi varnosti je potrebno podatke, informacije, dokumente shranjevati v rednih asovnih intervalih (COBIT-CO, 2000, str ) Posnetek obstojeega stanja Proces izdelave idejnega projekta, pri katerem sodeluje 8 organizacij je zahteven proces. V analizi problemskega stanja (slika 5) so opisane sestavine obstojeega problema predolgega potrebnega asa za vodenje izdelave idejnega projekta. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 17 od 72

18 Pri izdelavi»idejni projekt elektrifikacije in rekonstrukcije proge Pragersko Hodoš«projekta je bilo vkljueno 9 organizacij. Seznam sodelujoih projektantov z opisom položaja v organizaciji je razviden v preglednici 1. projektant položaj v naziv podjetja podjetju Edvin Hadžahmetovi, univ.dipl.inž.gradb. vodja projekta SŽ Projektivno podjetje Ljubljana d.d. Miran Vedlin, univ.dipl.inž.gradb. vodja oddelka za konstrukcije SŽ Projektivno podjetje Ljubljana d.d. Miloš Razpotnik, univ.dipl.inž.arh. vodja oddelka za arhitekturo SŽ Projektivno podjetje Ljubljana d.d. Marjan Makovec, univ.dipl.inž.el. vodja elektro oddelka SŽ Projektivno podjetje Ljubljana d.d. Bogdan Vlaji, dipl.inž.el. glavni in odgovorni projektant SŽ Projektivno podjetje Ljubljana d.d. Boštjan Žandar, geod.teh. geodet SŽ Projektivno podjetje Ljubljana d.d. Martin Kunaver, univ.dipl.inž.arh. glavni in odgovorni projektant SŽ Projektivno podjetje Ljubljana d.d. Ludvik Lajnšek, inž.gradb. projektant SŽ Projektivno podjetje Ljubljana d.d. Alen Lacijan, univ.dipl.inž.prometa tehnolog SŽ Projektivno podjetje Ljubljana d.d. mag. Barbara Likar vodja oddelka DDC svetovanje inženiring d.o.o. Maruša Martinšek, projektant DDC svetovanje inženiring d.o.o. univ.dipl.inž.gradb. Franci Vrhovec, vodja odseka za Geodetski Zavod Slovenije d.d. univ.dipl.inž.geod. geodezijo Slavc Penik, direktor podjetja BB Inženiring d.o.o. univ.dipl.inž.geod. Ivan Pureber, univ.dipl.inž.el. direktor podjetja PAP Informatika Inženiring d.o.o. Sandi Vavpoti, inž.el. glavni in odgovorni projektant PAP Informatika Inženiring d.o.o. Jože Bokal, inž.el. projektant PAP Informatika Inženiring d.o.o. Arpad Gaal, vodja projektivnega Elektro Maribor d.d. univ.dipl.inž.el. oddelka Stipe Šošo, inž.gradb. direktor podjetja Tiring d.o.o. mag. Anton Dular vodja biroja Gradbeni Inštitut ZRMK d.o.o. mag. Sonja Šiško Novak glavni in odgovorni projektant Inženiring za vode d.o.o. Preglednica 1: Seznam sodelujoih projektantov pri izdelavi»idejni projekt elektrifikacije in rekonstrukcije proge Pragersko Hodoš«Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 18 od 72

19 Zamudno usklajevanje projektantov zaradi nartov, ki so v nenehnem nastajanju in jih izdeluje 20 in ve projektantov, se lahko zgodi, da vodja projekta nima pregleda nad vsemi narti in, ali so narti dostavljeni vsem projektantom ali imajo vsi projektanti zadnje verzije nartov. Lahko pride do nepotrebnega dela, ali se izdela projekt, ki vsebuje napake, ki ne upošteva tudi vseh dejavnikov zaradi uporabe napanih predlog, kateri se lahko pokažejo pri gradnji ali pa se ugotovijo šele po izgradnji objekta. Neuporaba programa WSS vodenje projekta z uporabo programa WSS ni tako uinkovito, saj se lahko zaradi nezaupanja v program, v varnost podatkov ali zaradi nepoznavanja programa WSS, projekt izdeluje vzporedno še na drug - obiajen nain. Prekinjen proces izdelave projekta proces izdelave projekta je prekinjen zaradi akanja na potrebne narte za nadaljnje delo. Vzrok akanja je lahko zaradi nepriakovanih zapletov, katere ni bilo možno predvideti ali pa zaradi neusklajenosti, ko so referenni narti že izdelani, vendar jih projektant še nima in delo projektanta ali skupine projektantov stoji. Zamude pri dostavi podatkov as se izgubi zaradi zamud pri dostavi podatkov projektantom. Možne so tudi napake zaradi nedostave podatkov projektantom, kateri jih potrebujejo. Vekrat se je zgodilo, da projektant ni obvestil ostalih projektantov o popravkih svojega narta, kar je pomenilo zamudo zaradi naknadnega usklajevanja ali pa se napake sploh ni ugotovilo. Velika koliina podatkov vodenje in usklajevanje procesa izdelave idejnega projekta zahteva pregled nad velikim številom dokumentov projektantov, ki pa se skozi postopek spreminjajo in dopolnjujejo. Velika koliina podatkov je ovira za preglednost projektne dokumentacije in je lahko vzrok pri sprejemanju najboljše možne variante idejnega projekta. Nezaupanje v varnost podatkov projektanti zaradi nezaupanja v varnost svojih podatkov med prenosom, zašito pred vdorom ali izgubo podatkov pri tehnini okvari strežnika WSS, za delo in izmenjavo podatkov uporabljajo e-pošto, pošto in telefon. Drugi naini izmenjave informacij, ki ni v skladu s projektnim nartom, tudi neformalna komunikacija, vodji projekta slabša pregled nad procesom izdelave idejnega projekta. Nepoznavanje programa prinaša odpor in nezaupanje do programa WSS s strani uporabnikov, kar prinese težave in izgubljen as vodji projekta, zaradi preprievanja in posaminih klicev uporabnikov, za razlago uporabe programa. Nepotrebni telefonski pogovori prinaša izgubo asa vodji projekta v ponavljajoih se klicih projektantov, zaradi neažurnih podatkov ostalih projektantov v programu WSS, uporabe nepravilnega formata datotek ali izgubljenih gesel dostopa. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 19 od 72

20 nezaupanje v varnost podatkov pomanjkanje navodil, izobraževanja neuporaba programa WSS s strani projektantov zamujen rok izdelave projekta nepoznavanje programa plailo penalov nepopolni organizacijski predpisi nepotrebni teefonski pogovori as potreben za izdelavo idejnega projekta s programom WSS je predolg zmanjšanj ugled podjetja manjši prihodek in slabši poslovni izid podjetja velika koliina podatkov podatki niso dostavljeni vsem projektantom prekinjen proces izdelave projekta zamudno usklajevanje projektantov projekt vsebuje napake in ponuja slabšo rešitev podjetja niso izbrana za izdelavo naslednjih faz projekta zamujene priložnosti ta in drugi projekti - niso povabljeni za naslednje projekte Slika 5: Analiza problemskega stanja Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 20 od 72

21 Pomanjkanje navodil, izobraževanja prinaša izgubo asa in neuinkovito izrabo možnosti programa zaradi nepoznavanja programa s strani projektantov. Nepopolni organizacijski predpisi pomeni izgubo preglednosti in nadzora nad projektom, ko si vsak projektant prilagodi pravila po meri, kar neposredno zmanjšuje uinkovitost programa WSS za izmenjavo datotek in ostalih informacij. Na kratki rok predpisi pomenijo dodatno delo za vodjo projekta, vendar kasneje odpravljajo možne težave, kot je neažurna ali neobvezna objava popravkov dokumentov v programu WSS. Našteti vzroki povzroajo problem predolgega potrebnega asa za izdelavo idejnega projekta s programom WSS. Posledice pa so naslednje: Zamujen rok izdelave projekta zaradi izgubljenega asa pri vodenju projekta, je celoten proces izdelave idejnega projekta dolgotrajnejši od nartovanega in se zamudi rok za oddajo idejnega projekta. Projekt vsebuje napake in ponuja slabšo rešitev zaradi slabega sodelovanja med projektanti in nepreglednosti vodje projekta nad procesom izdelave, so predlagane rešitve slabe in lahko zaradi uporabe napanih verzij dokumentov, projektanti izdelajo napano rešitev. Zmanjšan ugled podjetja zaradi zamude pri oddaji in slabega projekta Podjetje ni izbrano za izdelavo naslednjih faz projekta kot so projekt gradbenih del, projekt za razpis ali projekt za izvedbo, zaradi slabega idejnega projekta Zamujene priložnosti v prihodnjih projektih podjetje sploh ni vabljeno na razpis Plailo penalov zaradi zamude pri oddaji idejnega projekta Manjši prihodek in slabši poslovni izid podjetja zaradi plaila penalov, izgube prihodnjih poslov in posledino izgube tržnega deleža. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 21 od 72

22 2.4. Proces izdelave idejnega projekta Proces izdelave idejnega projekta iz okolja sprejema vložke in rezultat je idejni projekt. Slika 6 prikazuje proces izdelave idejnega projekta, z vložki in rezultatom idejnim projektom. Vložki v proces so: Naroilo projekta Agencija RS za železniški promet pri podjetju SŽ Projektivno podjetje Ljubljana d.d. naroi izdelavo idejnega projekta Projektni nart Nosilec projekta SŽ Projektivno podjetje Ljubljana d.d. z podizvajalci projektno skupino, uskladi in sprejme projektni nart Zahteve investitorja Investitor med procesom izdelave idejnega projekta usklajuje z vodjem projekta spremembe in podaja spremenjene ali dodatne zahteve Narti projektantov Projektanti v sistem vlagajo svoje izdelke narte, katere je potrebno med samim procesom usklajevati Slika 6: Proces izdelave idejnega projekta Rezultat procesa je idejni projekt, ki je usklajena celota zahtev investitorja, izdelan v skladu z zakonodajo in pravilniki ter so narti usklajeni in ponujajo dobro rešitev investitorjevega problema, ki je tehnino in ekonomsko ustrezna. V prouevanem primeru sodeluje dvajset projektantov. Proces izdelave idejnega projekta je podrobneje lenjen na sliki 7, ki prikazuje naroilo projekta pri Agenciji RS za železniški promet skozi glavne procese vzpostavljanja vodenja projekta, izdelovanje projektnega narta, preverjanja razvoja projekta in ažuriranja terminskega plana ter urejanja idejnega projekta in oddaje projekta investitorju. Podprocesa preverjanje razvoja projekta in podproces urejanja idejnega projekta sta sestavljena iz veih procesov, ki so razlenjeni na slikah 8 in 9. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 22 od 72

23 Agencija RS za železniški promet naroilo projekta Vzpostavljanje procesa vodenja projekta A1 pravilnik o nainu komunikacije Izdelovanje projektnega narta A2 lan projektnega tima projektni nart lan projektnega tima lan projektnega tima pripomba na projektni nart Preverjanje razvoja projekta A3 vmesno poroilo o napredku Investitor lan projektnega tima zahtevea lana projektnega tima zahteva investitorja Ažuriranje terminskega plana A4 ažuriran terminski plan lan projektnega tima Investitor Investitor lan projektnega tima nart Urejanje idejnega projekta A5 idejni projekt lan projektnega tima Investitor Slika 7: Procesi izdelave idejnega projekta Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 23 od 72

24 projektant pripomba na projektni nart preuevanje pripombe poroilo A3.1 projektant zasnova narta vmesno poroilo ocena stroškov ocenjevanje dela A3.2 zapisnik sklepov projektant projektant predlog projektanta pregledovanje pripombe vmesno poroilo o napredku investitor A3.3 projektant Slika 8: Podproces preverjanja razvoja projekta Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 24 od 72

25 projektant nart usklajevanje narta izvod projekta revizor A5.1 revizor revizorsko poroilo pregledovanje pripomb poroilo o potrebnih popravkih projektant A5.2 projektant popravljeni nart pregledovanje popravljenih nartov popravljeni idejni projekt pristojno ministrstvo A5.3 projektant - revident pristojno ministrstvo revizor recenzija revizorsko poroilo zbiranje nartov za oddajo A5.4 idejni projekt investitor Slika 9: Podproces urejanja idejnega projekta Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 25 od 72

26 V procesu izdelave idejnega projekta se uporablja naslednje dokumente: Naroilo projekta Agencija RS za železniški promet naroi izdelavo idejnega projekta enemu ali veim podjetjem. Pravilnik o nainu komunikacije izdela ga vodja projekta, in doloi nain komunikacije in izmenjave dokumentov med sodelujoimi organizacijami pri izdelavi idejnega projekta Projektni nart pripravi nosilec projekta vodja projekta pred uvodnim sestankom in pošlje projektantom - sodelujoim pri projektu. Na uvodnem sestanku se projektni nart uskladi z mnenji projektantov. Projektni nart vsebuje termin in pogostost sestankov, nain sklicevanja sestankov, konne in vmesne roke, posebna navodila in zahteve investitorja. Komentar vsebuje vsebinske pripombe, ki se nanašajo na projektni nart, na poroilo o napredku, na terminski nart. Poroilo o napredku zahteva investitor pri projektih za pregled in možnost vplivanja na izdelavo idejnega projekta s svojim mnenjem. Poroilo je podlaga za vmesni obraun in izplailo avansa. K poroilu se priloži tudi vse, kar je bilo izdelano pri idejnem projektu. Terminski nart je asovni pregled trajanja in vmesnih ter konnih rokov posameznih procesov in faz izdelave idejnega projekta. Tehnino poroilo je besedni opis obstojeega in projektiranega stanja predmeta idejnega projekta. Ocena stroškov je projektantska ocena stroškov predvidenih del, potrebnih za izgradnjo objekta in predstavlja skupaj ocenjeno vrednost investicije. Risbe predstavljajo grafini del projekta. Nart je zbir vseh dokumentov; tekstualnih in grafinih. Zakoni, predpisi predpisujejo obvezne sestavine idejnega projekta in doloajo odgovornosti za projekt in narte. Revizorsko poroilo je dokument, ki je del projekta in dokazuje, da je projekt izdelan v skladu z zakoni in predpisi. Recenzija dokazilo o tehnino pravilni rešitvi idejnega projekta, ocenjeno s strani pooblašenega projektanta, izbranega s strani investitorja. Idejni projekt je skupek nartov idejne rešitve. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 26 od 72

27 3. PREGLED LITERATURE V ZVEZI Z UPORABO ORODIJ ZA VODENJE PROJEKTOV V praksi so primeri uspešnega in neuspešnega vkljuevanja informacijskih sistemov (IS) za vodenje projektov v organizacije. Naslednji primeri nazorno prikažejo koristi in razloge za uporabo in pa tudi razloge za neuspešno uporabo IS Primer korporacije Burr Brown Burr Brown korporacija je mednarodno podjetje na podroju elektronike. Za izdelavo enoletnih akcijskih nartov in strateških nartov za obdobje petih let za ve njihovih podružnic po celem svetu je uporabila IS Univerze Arizona za podporo skupinskemu delu. Prednost uporabe IT je bila zmožnost razširitve skupine za odloanje iz 8 na 31 višjih managerjev. eprav je bilo pri odloanju udeleženo veje število managerjev, kot brez uporabe IS, je bil njihov cilj izdelava akcijskih in strateških nartov, dosežen že v treh dneh in ne v nekaj mesecih. Razlog uspeha je pridobljeno veje število idej v krajšem asu, kar je rezultat uporabe orodja za vodenje projektov. Po mnenju vodstva korporacije Burr Brown pa je bila najveja pridobitev, eprav nemerljiva, izboljšano razumevanje procesov nartovanja, odloanja in doloanje smeri razvoja organizacije s sodelovanjem veje skupine managerjev (Bidgoli, 2000, str. 511) Primer oddelka Indijanskega zdravstvenega sistema v Tusconu Zanimivost naslednjega primera je neuspeh orodja za vodenje projektov zaradi odpora dela managementa in zavraanje IS znotraj organizacije. V letu 1988 je zdravnik iz organizacije spoznal in videl možnosti uporabe orodja za vodenje projektov v izboljšanju in pomoi neproduktivnim sestankom oddelka Indijanskega zdravstvenega sistema. Univerza Arizona je ponudila in dobavila, brez plaila, IS za vodenje projektov. Že pri implementaciji orodja so se pojavile neštete težave. Management ni zaznal potrebnosti in koristnosti orodja, zato projektu ni dodelil zadostnih virov. Pojavili so se dvomi o ustreznosti programske opreme. Že s samo osnovo projekta so se pojavila nestrinjanja med skupino tehninih in ostalih managerjev. Takoj po vgradnji sistema so bili prvi rezultati in prednosti takoj vidne. Opazno je bilo poveanje udeležbe na sestankih, kar je bilo pozitivno. Med sestanki je bilo nesodelovanje indijanskega dela udeležencev med samim verbalnim delom sestanka praktino nino, so pa aktivneje sodelovali med neverbalnim delom sestanka, ko so se mnenja izmenjevala s tipkanjem sporoil. Sistem je bil kljub nekaterim pozitivnim spremembam, vrnjen univerzi že po enem letu (Bidgoli, 2000, str. 513). Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 27 od 72

28 Neuspeh projekta uporabe orodja za vodenje projektov gre pripisati naslednjima razlogoma: - vodilni management ni util potrebe po uporabi IS - v praksi ni bilo še referennega primera uporabe IS, kar bi pokazalo prednosti uporabe 3.3. Primer Price Waterhouse Price Waterhouse je eno izmed najvejih revizorskih in svetovalnih podjetij na svetu. Z uporabo Lotus Notes so zmagali pri razpisu svetovalne pogodbe vredne nekaj milijonov dolarjev. Kronološko je postopek potekal tako, da je bilo podjetje Price Waterhouse povabljeno k oddaji ponudbe v etrtek. Ponudba je morala biti pripravljena in oddana že v ponedeljek, kar je glede na obseg razpisa predstavljalo težavo. Konkurent je ponudbo pripravljal že nekaj tednov. Štirje managerji Price Waterhouse, ki so bili zadolženi za pripravo ponudbe, so bili iz treh razlinih držav. Z uporabo Lotus Notes IS so lahko sodelovali. Lotus Notes jim je omogoil hkratni dialog na zaslonu. Najprej so lahko iz arhiva starih ponudb, iz razlinih - geografsko loenih bazah Lotus Notesa, izvlekli glavne komponente, potrebne za izdelavo ponudbe. Nato so dobili povzetke Price Waterhouse strokovnjakov iz celega sveta, ki so bili dodeljeni projektu. Doloene dele so lahko uporabili za predlogo iz podobnih, že izdelanih ponudb, v bazah Lotus Notesa. Izdelano je bilo nekaj osnutkov ponudbe in vsi štirje managerji so jih pozorno pregledali. Ostali managerji podjetja Price Waterhouse so lahko predloge pregledali preko konca tedna. Price Waterhouse je pravoasno oddalo ponudbo in zmagalo na razpisu. Konkurenno podjetje pa ni uspelo niti oddati ponudbe v roku (Bidgoli, 2000, str. 514). Price Waterhouse je bil pri pripravi ponudbe uspešen zaradi uporabe programa Lotus Notes in možnosti skupinskega dela, ki ni vezano na lokacijo in as. Zaposleni, zadolženi za pripravo ponudbe so enostavno pregledali in vzeli potrebne informacije iz predhodnih ponudb, shranjenih v razlinih bazah podružnic podjetja po celem svetu. Prednost Lotus Notesa pred programom WSS je možnost pregledovanja veih baz, medtem ko je program WSS omejen na eno bazo. Nadgradnja programa WSS je Microsoftov program Sharepoint Portal Server omogoa povezovanje veih baz programa WSS med seboj Primer Iskratel Podjetje Iskratel je vodilni slovenski ponudnik telekomunikacijske opreme, ki s svojimi rešitvami uspešno sodeluje na mednarodnih trgih. Njihove rešitve vkljuujejo opremo za paketna, širokopasovna in mobilna omrežja ter številne rešitve s podroja upravljanja telekomunikacijskih omrežij. Aleš Kegelj, vodja skupine za spletno komuniciranje v podjetju Iskratel je dejal, da so si v podjetju Iskratel zastavili tehnološke in poslovne cilje. Tehnološki cilj je bil poenotenje tehnološke platforme z Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 28 od 72

29 uporabo Microsoftovih rešitev na vseh podrojih. To jim je omogoilo znižanje stroškov za upravljanje in vzdrževanje, možnost enkratne objave vsebin za razline dele portala ter izkorišanje možnosti za skupinsko delo. Poslovni cilji pa so bili namenjeni podpori prodajni in servisni mreži, dviganje ravni internega in eksternega komuniciranja, izboljšanje uporabniške izkušnje ter uvedbo vsebinskega uredništva portalov ( ). V podjetju Iskratel na delovnih postajah že uporabljajo pisarniško aplikacijo Microsoft Office. Del celotnega Iskratelovega projekta prenove portalov je bila na najnižjem arhitekturnem nivoju sestavljena iz programa WSS, kar jim je omogoalo izdelavo spletne strani za projektne skupine in integracijo z Microsoft Office programsko opremo. Na ta nain so lahko posamezne skupine ustvarjale dokumentne knjižnice, skupinske koledarje in sezname s potrebnimi stiki. Programe WSS je na višjem nivoju medsebojno povezeval Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003, ki je omogoal enkratno objavo spletne strani, ki je bila vidna znotraj Iskratelovega intranetnega omrežja. Uporabniki pri svojem vsakdanjem delu uporabljajo internet, zaradi esar, po besedah Aleša Keglja, ni bilo potrebno dodatno izobraževanje. Z vzpostavitvijo informacijskega sistema, ki podpira komunikacijske in poslovne kanale so izboljšali podporo prodajnemu in servisnemu delu in izboljšali ravni komunikacije tudi z zunanjim okoljem, je povedal Kegelj. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 29 od 72

30 4. OPIS PROGRAMA WINDOWS SHAREPOINT SERVICES ZA PROJEKTNO VODENJE Pri vodenju gradbenih projektov mora odgovorni vodja projekta poskrbeti za naslednje naloge, pri katerih si lahko pomaga s programom WSS: Koordinirati projektante Zagotoviti kontinuiranost dela projektantov Doloiti kritine toke Obvešati o sestankih Objaviti terminski plan projekta Nadzorovati proces izdelave idejnega projekta Program Windows Sharepoint Services (WSS) je namenjen vodenju in skupinskemu delu. Najprej je potrebno zagotoviti prostor za spletno pisarno, omogoiti projektantom dostop z ustrezno programsko in strojno opremo in jih izobraziti o dogovorjenih nainih uporabe in zmožnostih ter integracije programa WSS s programskim paketom Microsoft Office. Na tržišu obstaja ve programskih rešitev za podporo vodenju projektov. Za razumevanje delovanja programa WSS je na sliki 10 prikazana njegova zgradba. Program WSS deluje po nainu virtualnih strežnikov, kar mu omogoa neodvisnost in vzpostavitev veih projektov, lahko za ve razlinih organizacij, na enem fizinem strežniku. Podrobneje so možnosti namestitve programa WSS opisane v poglavju 4.1. Vsaka zbirka projektov pa vsebuje ve vstopnih strani za posamezen projekt. Sestava posameznega projektnega mesta v programu WSS z opisom tipov podstrani in njihovimi možnostmi so opisane v poglavju 4.2. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 30 od 72

31 Windows 2003 strežnik z Windows Sharepoint Services Virtualni strežniki Zbir projektov Vstopna projektna stran Podstran Podstran - list Knjižnice, seznami Dok 1 Datoteka Kreiral Obdeluje Pogled seznama Dok 2 Dok 3 Dok 4 Dok 5 Slika 10: Struktura programa Windows Sharepoint Services Vir: Essential SharePoint (Webb, 2005, str. 6) Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 31 od 72

32 4.1. Programske in strojne zahteve za uporabo programa Windows Sharepoint Services Program WSS ima možnih ve razlinih kombinacij namestitev. V odvisnosti od velikosti projektne skupine se lahko izbere namestitev na en ali skupino povezanih strežnikov. Eden od faktorjev izbora je nain shranjevanja podatkov. Prednosti in slabosti glede na tip namestitve programa WSS so navedene v preglednici 2. Za delo, veje od osebnega ali za majhno podjetje, je priporoena uporaba ena izmed SQL možnosti inštalacije programa WSS, saj drugae ne bo na voljo zadosti kapacitete shranjevanje podatkov (Webb, 2005). Tip namestitve Osnovna En strežnik z SQL Server Skupina strežnikov Tip baze podatkov WMSDE (Windows Microsoft SQL Server Desktop Engine) Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server inštaliran na loenem strežniku Prednosti Najcenejša, enostavna inštalacija Podpira iskanje po besedilih, arhiviranje se lažje administrira, ve prostora kot pri WMSDE Vse možnosti SQL Serverja se lahko izkoristijo, kar pomeni vejo zmogljivost in zanesljivost Slabosti Omejena kapaciteta shranjevanja 2GB Dodatni strošek, internetni strežnik in baza delujeta na enem strežniku, omejena zmogljivost Dodatni strošek, zapletenejša nastavitev Preglednica 2: Osnovna namestitev Windows 2003 Server z namestitvijo programa WSS Vir: Microsoft Sharepoint products and Technologies (2004, str. 123) Program WSS omogoa ve razlinih nainov uporabe programa WSS. Možno je zakupiti prostor na internetnem strežniku, kar je enostaven in najcenejši nain preizkusa in uporabe zmožnosti programa WSS. S takim nainom se izognete tudi asu, potrebnemu za inštalacijo programa. Slabost pa je odvisnost od hitrosti in zanesljivosti dostopa do interneta in zmožnosti ponudnikovega WSS internetnega strežnika. Nadalje je možno kupiti operacijski sistem Windows 2003 server, kjer je program WSS del operacijskega sistema Windows 2003, zato se lahko pri instalaciji operacijski sistem Windows 2003 konfigurira za uporabo programa WSS. Tretja možnost je nakup SharePoint Portal Services, ki vkljuuje program WSS in je primeren za mrežo strežnikov vejega podjetja. Omogoa en vmesnik za vpogled v vse strežnike - vire podjetja. Zadnja možnost je dražja, vendar tudi najve nudi. Pred uporabo programa WSS za vodenje projekta je potrebno zagotoviti tudi primerno strojno in programsko opremljenost sodelujoih projektantov. Program Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 32 od 72

33 WSS bo deloval z razlino opremo. Projektanti morajo uporabljati vsaj operacijski sistem Windows 98 ali novejšega. Imeti morajo dostop do interneta. Potrebna hitrost dostopa je odvisna od same velikosti datotek. Po podatkih Statistinega urada Republike Slovenije je v prvem etrtletju 2004 imelo 56% podjetij z 10 ali ve zaposlenimi, ki so imela internetni dostop, ADSL povezavo (Statistini urad Republike Slovenije, 2004). ADSL dostop do interneta spada v širokopasovne povezave, kar omogoa tekoe delo z datotekami velikosti tudi nad 10 Mb. Program WSS je program razvit v.net tehnologiji. Podatki se shranjujejo v SQL Server bazo ali Windows Microsoft SQL Server desktop engine. Na strežniku programa WSS, ki je lahko hkrati tudi internetni strežnik, je potrebno namestiti servis Internet Information Services, ki bo znal prenašati zahteve klientov in jim posredovati podatke preko TCP/IP internetnega protokola. Na sliki 11 je prikazana arhitektura Windows Sharepoint Services. Slika 11: Arhitektura Windows Sharepoint Services Vir: Microsoft Sharepoint Services 2.0 Administrator's Guide Projektanti uporabljajo za dostop do spletne pisarne Internet Explorer vsaj verzijo 5.0 ali Netscape Navigator vsaj verzijo Za samo delo je priporoljiva tudi uporaba Microsoft Office 2003 programskega paketa, ki izkoristi vse prednosti programa WSS. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 33 od 72

34 Program WSS je namenjen uporabi razlinim lanom projektnega tima z razlinimi pravicami. Programske potrebe za vsakega lana so odvisne od njegove vloge v projektu, kar je prikazano v preglednici 3. Naloga Zadolžitve Priporoeni programi Administrator Izdeluje glavne strani, dodaja lane Spletni brskalnik, Povezava na druge raunalnike preko mreža (priporoljivo) Oblikovalec Oblikuje strani in FrontPage 2003 predloge strani Projektant Dodaja dokumente, Office 2003, AutoCAD sezname, naloge, obvestila in drugo Projektant Izpolnjuje ali izdeluje Office 2003, InfoPath 2003, oblikovalec InfoPath obrazce Obiskovalec Ogleduje spletno pisarno brez možnosti spreminjanja Programer Izdeluje spletne dele pisarne po meri Preglednica 3: Priporoeni programi glede na naloge lanov projektne skupine Vir: Essential SharePoint (Webb, 2005, str. 21) AutoCAD Pregledovalnik Office in AutoCAD datotek (Autodesk DWG TrueView) Visual Studio.NET, Frontpage 2003, InfoPath Sode po podatkih preglednice 3, je obseg priporoenih programov obsežen, vendar ni nujen za uporabo programa WSS. Minimalne zahteve so Windows Server 2003, spletni brskalnik in programski paketi, katere uporabljajo projektanti za izdelavo projektne dokumentacije Možnosti programa Windows Sharepoint Services za vodenje projektov Gradbena projektna dokumentacija (idejni projekt) je sestavljena iz veih nartov. Vsak nart vsebuje tekstualni in grafini del. V tekstualnem delu se nahajajo dokumenti izdelani s programi za oblikovanje besedil in programi za izdelovanje preglednic. V grafinem delu pa se nahajajo tehnine risbe, izdelane s pomojo CAD programov. Vsak tak dokument predstavlja datoteko. Vsaka datoteka je izdelana na osnovi veih medseboj povezanih datotek oziroma dokumentov in risb. Odgovorni vodja projekta mora poskrbeti za koordinacijo in kontrolo procesa izdelave in izmenjave informacij oziroma datotek. Proces izdelave idejnega projekta je dinamien proces, kar pomeni da sprememba enega dokumenta ali risbe lahko vpliva na ostale risbe. Primer: projektant zadolžen za rpalke pridobi nove podatke o potrebni koliini prerpane vode, zato upošteva v strojnih nartih monejše in veje rpalke. Veje rpalke zasedejo ve prostora, kar mora upoštevati gradbenik pri konstrukciji objektov za prerpavanje. Objekt posledino zasede ve prostora, za Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 34 od 72

35 kar pa arhitekt ni pridobil ustreznega soglasja in je potrebno iskati alternativno rešitev. Zelo pomembno je, da ima vsak projektant zadnjo razliico nartov ostalih projektantov in da ima odgovorni vodja projekta pregled nad stanjem in potekom projekta. Komunikacija je izrednega pomena. Vsaka napaka pri komunikaciji lahko pomeni izgubo dragocenega asa. Investitor želi v imkrajšem asu povrniti vložena sredstva, zato so roki za izdelavo nartov obiajno zelo kratki. Projektantska podjetja si ne morejo privošiti varevati na kvaliteti projekta, saj zakonsko odgovarjajo za napake v izgradnji zaradi slabih projektov. Odgovorni vodja projekta ima zato zelo odgovorno nalogo kontroliranja vložkov projektantov v njegovi skupini in mora doloiti nain komunikacije med projektanti za zagotavljanje kontinuiranega dela in doseganja zastavljenih rokov projekta. Odgovorni vodja projekta si zato lahko pomaga z možnostmi programa WSS za vodenje projektov, ki so naslednje : - projektno mesto in delovni prostori za dokumente in sestanke - orodja za skupinsko delo - gesla za razline stopnje pravic razlinim projektantom - dostop iz katerekoli lokacije preko interneta Projektno mesto in delovni prostori za dokumente in sestanke Program WSS omogoa ve razlinih možnosti za delo z orodji. Vsako projektno mesto v spletni pisarni lahko odgovorni vodja projekta sestavi iz delovnih prostorov (site in subsite) ter seznamov (lists). Struktura spletne pisarne je predstavljena v sliki 9. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 35 od 72

36 Projektanti z zadostnimi pravicami lahko enostavno kreirajo nova projektna mesta (sites) enostavno. Program WSS vsebuje osem razlinih predlog, prirejene za razlina dela, od teh so v preglednici 4 opisana pomembnejša. Predloga spletnega mesta Spletno mesto projektnega tima Delovni prostor za dokumente Delovni prostor za sestanke Uporaba Kreiranje, organiziranje in objava informacij med lani projektne skupine. Obiajno je to zaetna, glavna stran projektnega tima. Namenjen procesu izdelovanja in izmenjavi dokumentov. Predloga se uporabi ob izdelavi delovnega prostora s programi Word, Excel in PowerPoint. Namenjen izdelavi razporedov in sledenju sestankov. Outlook uporabi to podlogo ob izdelavi delovnega prostora. Vsebuje naslednje sezname in knjižnice (spletne dele) Knjižnica dokumentov, obvestila, dogodki, kontakti, hitre povezave. Knjižnica dokumentov, seznam nalog, povezave. Cilji, udeleženci, knjižnica dokumentov in zapisnik. Preglednica 4: Glavne vrste spletnih mest programa Windows Sharepoint Services Vir: Mesto projektnega tima je najvišje mesto in vstopno mesto za doloen projekt. Na njem se objavijo vsa pomembnejša obvestila, koledar s pomembnimi dogodki, skupni dokumenti, pomembni kontaktni podatki in povezavami. Vse pomembne informacije je priporoljivo objaviti na prvi strani iz dveh razlogov: 1. vstop v spletno pisarno projekta se vrši obiajno prek mesta projektnega tima, 2. dostop do mesta projektnega tima imajo vsi udeleženci pri projektu, kar pa ne velja za pod mesta (subsite), kjer je dostop lahko omejen glede na dodeljene pravice uporabniku. Delovni prostor za dokumente je prednastavljeno mesto oz. spletna stran s spletnimi deli namenjeni delu z dokumenti. Projektanti lahko enostavno sodelujejo pri izdelavi posameznega dokumenta, bodisi delajo na kopiji dokumenta ali pa si shranijo kopijo na disk in periodino obnovijo spremembe, ki so bile shranjene na delovnem prostoru spletne pisarne. Projektanti si v delovnem prostoru razdeljujejo naloge, izpisujejo povezave do virov in shranjujejo ostale vire, pomembne za dokumente shranjene v tem delovnem prostoru (Microsoft Sharepoint Services Help 2.0, 2005). Delovni prostor za sestanek je, podobno, kot prostor za dokumente, predloga spletnega mesta namenjena centralni predstavitvi informacij v zvezi s sestankom. Pred sestankom se v delovnem prostoru objavi cilje, vabljene udeležence in obravnavane dokumente. Med in po sestanku se na istem delovnem prostoru objavi rezultate sestanka in sprejete naloge. Delovni prostor za sestanke vsebuje orodje za Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 36 od 72

37 avtomatino povabilo, poslano preko elektronske pošte, vsem udeležencev s povezavo na mesto sestanka v spletni pisarni. Vabljeni udeleženci lahko v delovnem prostoru predvidenem za sestanek najdejo podrobne informacije in dokumente v zvezi z napovedanim sestankom (Microsoft Sharepoint Services Help 2.0, 2005) Orodja za skupinsko delo Glavna prednost programa WSS so orodja za skupinsko delo. Spletno mesto je sestavljeno iz delovnih prostorov namenjenim projektu, delu z dokumenti in sklicevanju sestankov. Na sliki 12 je prikazan primer delovnega prostora. Slika 12: Delovni prostor»tehnino poroilo«delovni prostori so sestavljeni iz spletnih delov. Spletni gradniki so že izdelani seznami in knjižnice, lahko pa se jih dokupi ali programira in po želji vstavi v delovni prostor oz. spletno stran. Program WSS ima naslednje pomembne spletne dele: Knjižnica dokumentov Knjižnice dokumentov so namenjene shranjevanju in delitvi dokumentov med projektanti. Dokumenti so shranjeni na centralnem mestu. Pomembna lastnost knjižnic je možnost vodenja dodatnih opisov meta podatkov o dokumentu. Meta podatki omogoajo shraniti ve informacij o dokumentu, po katerih je možno razvršanje, pregledovanje in iskanje. ( jan 2006) Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 37 od 72

38 Na sliki 13 se vidi, kako so dokumenti shranjeni v vrsticah, v stolpcih pa se poleg imena datoteke vidijo meta podatki o dokumentu; tip dokumenta, ime, datum in as spremembe, ime lana, kateri je nazadnje dodal ali spremenil dokument in kdo ga ima trenutno v delu. Slika 13: Knjižnica dokumentov Program WSS nudi možnosti, ki izboljšajo proces izdelave, sodelovanje in vodenja projekta. V knjižnici dokumentov so to odjava dokumenta iz knjižnice, avtomatina izdelava verzij dokumentov, pregled in odpiranje predhodnih verzij dokumentov, avtomatino obvešanje preko e-pošte o spremembi doloenega dokumenta ali spremembe v knjižnici, nato možnost diskusije o dokumentu in doloitvi nadaljnjih nalog in možnost odobritve dokumenta za objavo na spletni pisarni s strani vodje projekta. Obvestila Seznam obvestil se uporablja za obvešanje novice, objavo statusa projekta ali ostalih kratkih informacij. Novice se avtomatino razvršajo glede na datum objave in zadnjih 5, e ni drugae nastavljeno, je vidnih, ostale pa se avtomatino shranijo v arhiv. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 38 od 72

39 Dogodki Za objavo urnikov sestankov, rokov in drugih dogodkov vezanih na koledar. Podobno kot za obvestila se pretekli dogodki avtomatino izbrišejo s seznama, vendar so vidni v arhivu. Možna pa je tudi povezava s koledarjem Microsoft Outlooka. Cilji Seznami z naslovom cilj je namenjen objavi pomembnejših problemov in razdelitvi nalog lanom. Seznamu nalog se lahko pripnejo datoteke, potrebne za iskanje rešitev, prioriteta (izredno, nujno, manj nujno), komentarji, rok izdelave predloga ali rešitve problema, kategorija in ostali podatki. Naloge Seznam nalog se uporabi za dodeljevanje in razporejanje nalog lanom projektne skupine. Za vejo preglednost se lahko poleg pregleda vseh nalog, loi naloge še na»moje«naloge, trenutne naloge, ki niso konane, naloge glede na lana, ki jih je dodelil in na naloge, katere je potrebno konati do tega dne. Razprave ali forumi Omogoi razprave med lani skupine na enem mestu preko interneta. Razprave v obliki foruma so namenjene iskanju predlogov med lani. Vsaki razpravi se dodeli naslov, da razprava ne zaide v neproduktivno smer. Seznam kontaktov Se uporabi za interne imenike, objavo pomembnejših kontaktnih podatkov pomembnejših oseb ali objavo podatkov vseh lanov projektnega tima. Vnese se lahko ime in kontaktni podatki, kot so telefonska številka, naslov e-pošte, poštni naslov. Kontaktni podatki se lahko avtomatino kopirajo iz ali v Microsoft Outlook Seznami povezav Objavi se seznam pomembnih povezav do virov projekta, internetnih strani sodelujoih v projektu, povezav do pomembnih dokumentov znotraj spletne pisarne in za objavo drugih pomembnejših povezav. Alarmi Alarmi so avtomatizirana obvestila doloenemu lanu projektne skupine, ko se izbrani del spletne pisarne spremeni, izbriše ali doda nov dokument. Kateri delovni prostor, knjižnico, seznam in doloen dokument bo predmet obvešanja, bo projektant doloil sam. Projektant si tudi doloi predlogo obvestila in Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 39 od 72

40 pogostost obvešanja. Možno je avtomatino obvešanje ob spremembi ali pa želi dobiti dnevne ali tedenske povzetke. Poleg seznamov in knjižnic dokumentov namenjenim delovnim prostorom za delo z dokumenti je pomemben del vodenja projekta tudi organiziranje sestankov. Program WSS omogoa izdelavo delovnih prostorov namenjenim organiziranju sestankov in objavi dokumentacije relevantne za sestanek (glej sliko 14). Program WSS ne omogoa virtualnih sestankov, za to se lahko uporabi program Microsoft NetMeeting ali Webex. Omogoa pa objavo dokumentacije, namena in cilja sestanka, vabilo udeležencev in objavi dnevnega reda, zapisnikov in sklepov sestanka. Slika 14: Vrste delovnih prostorov za sestanke Opisana orodja omogoajo projektnemu vodji veji pregled nad procesom izdelave projektne dokumentacije in posledino vejo uinkovitost vodenja projekta z manjšo možnostjo napak. Projektanti v projektni skupini lahko na enem mestu izmenjujejo Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 40 od 72

41 informacije in sodelujejo. Ker je dogovorjen in z organizacijskimi predpisi doloen nain dela preko spletne pisarne, so prave in celotne informacije o projektu zbrane na strežniku spletne pisarne Povezava z Microsoft office programskim paketom Uporaba programa WSS je možna poleg dostopa z brskalnikom tudi s programskim paketom Microsoft Office. Prednost takega naina dela je, da uporabniku ni potrebno dostopati do dokumentov spletne pisarne prek Internet Explorerja ampak neposredno iz Worda, Excela, Outlooka in ostalih Office programov, katere že uporabljajo pri vsakodnevnem delu in so projektantom znani. Proces dela se uporabniku ne spremeni, povea se uporabnost spletne pisarne. V nadaljevanju bo podrobnejše opisana uporaba Worda 2003, Excela 2003 za delo z dokumenti in Outolooka 2003 za sklicevanje sestankov v spletni pisarni WSS Uporaba programov Word in Excel Za povezavo s spletno pisarno se uporabi v Wordu ali Excelu paleto»shared Workspace«v meniju Orodja, kjer so zbrani vsi ukazi za komunikacijo s spletno pisarno. Integracija Offica 2003 s spletno pisarno WSS je veja kot pri starejših Office 2000 in XP programih, kjer lahko projektanti samo shranjujejo, odpirajo, gledajo in urejajo dokumente. Slika 15 prikazuje primer oblikovanja delovnega prostora z imenom»tehnino poroilo«iz programa Word Slika 15: Oblikovanje delovnega prostora iz Worda Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 41 od 72

42 Projektanti, ki uporabljajo povezavo do programa WSS preko Office 2003 imajo na paleti delovnega prostora koncentrirane mnoge informacije (glej preglednico 5), kot so, seznam uporabnik, ki imajo dostop do delovnega prostora, seznam dokumentov v delovnem prostoru in meta podatki o dokumentih, seznam nalog in obvešanje o spremembah v delovnem prostoru. GUMB IME Status lani Naloge NAMEN Preveri ali je odprti dokument vsebuje zadnje popravke Pregled in dodajanje lanov delovnega prostora Pregled in dodajanje nalog lanom skupine Dokumenti Pregled, odpiranje in dodajanje dokumentov delovnega prostora Povezave Pregled in dodajanje povezav do pomembnih informacij Info Pregled zgodovine dokumenta Preglednica 5: Možnosti palete»skupni delovni prostor«sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 42 od 72

43 Po izdelavi delovnega prostora iz Worda ali Excela je potrebno dodeliti lane delovnega prostora, ki bodo delali v tem delovnem prostoru. Po dodajanju lanov v delovni prostor, so ti vidni na seznamu, kjer se oznai, ali so povezani v internet in, ali jih s programom Windows Messenger lahko neposredno kontaktiramo. Primer seznama lanov projektne skupine delovnega prostora»tehnino poroilo«je prikazan v sliki 16. Slika 16: lani delovnega prostora Neposredno iz Worda in Excela je možno dodajati dokumente v delovni prostor, odpirati in brisati s programom Office in izbrati avtomatino obvešanje preko e- pošte, ko se zgodi sprememba na dokumentu. Ena od najpomembnejših možnosti takega naina dela, je odpiranje dokumenta iz spletne pisarne in shranjevanje na trdi disk. Dokument je povezan s spletno pisarno. Pri shranitvi sprememb, se dokument shrani najprej na trdi disk, nato pa se spremembe pošljejo in shranijo še v spletno pisarno. Pri odpiranju pa se dokument naloži iz trdega diska in se nato poveže s spletno pisarno, prenese morebitne spremembe in obnovi dokument. Tak nain omogoa delo s spletno pisarno, ko povezava do spletne pisarne ni vedno mogoa, npr. zaradi potovanja. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 43 od 72

44 Na sliki 17 se vidi, kako se v programu Word na paleti skupni delovni prostor izpiše seznam vseh dokumentov delovnega prostora Uporaba programa Outlook Slika 17: Seznam dokumentov v knjižnici Projektno delo zahteva tudi veliko koordinacije. Program WSS vsebuje delovne prostore namenjene pripravi in objavi dokumentacije za sestanke, pošiljanje vabil in seznama vabljenih ter potrditve udeležbe na sestanku, objava teme in cilja sestanka ter dnevnega reda in na koncu objava zapisnika in sklepov sestanka, tudi za lane, ki se niso udeležili sestanka. Za vabilo udeležencev na sestanke pa je potrebno imeti tudi ažurne kontaktne podatke. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 44 od 72

45 Glavni možnosti povezave programa WSS in programa Outlook sta: delitev kontaktnih podatkov s lani projektne skupine organizacija sestankov. Outlook vsebuje zbirko orodij za pregledovanje in vzdrževanje kontaktnih informacij. Program WSS pa vsebuje orodje za povezavo z imenikom v programu Outlook in delitev kontaktnih informacij. S programom WSS je možno izdelati ve razlinih kontaktnih seznamov zaposlenih v podjetju, lani projektne skupine in doloenega podprojekta ter jih povezati z Outlookom (glej sliko 18). Podatki v spletni pisarni so vidni vsem in vsaka sprememba podatka v Outlooku je vidna v kontaktnem seznamu na spletni strani. Doloiti pa je potrebno odgovorne osebe, s pravicami za urejanje in spreminjanje podatkov seznama. Slika 18: Skupni kontaktni seznami za podjetje, tim ali projekt Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 45 od 72

46 Primer kontaktnih seznamov in povezave seznamov s programom Outlook je prikazan v sliki 19. Dodani kontakti iz programa WSS v programu Outlook so obkroženi z rdeim kvadratom na levem zgornjem robu na sliki 19. Slika 19: Povezava Sharepoint kontaktov v programu Outlook Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 46 od 72

47 Druga pomembna možnost uporabe programa Outlook je organiziranje sestankov. Program WSS vsebuje delovne prostore za sestanke. S programom Outlook se lahko opravi proces izdelave delovnega prostora za sestanke, objave dokumentov in dnevnega reda sestanka ter pošiljanje vabil (glej sliko 20). Slika 20: Kreiranje prostora za delovni sestanek Proces organiziranja sestanka je naslednji: 1. Udeleženci prejmejo v program Outlook vabilo na sestanek. V vabilu je povezava na delovni prostor za sestanek. 2. Udeleženci kliknejo na povezavo in pregledajo dokumente v delovnem prostoru in se pripravijo na sestanek. 3. Med potekom sestanka lahko odprejo delovni prostor in si naredijo zapiske. 4. Organizator sestanka po koncu sestanka pripravi zapisnik in dodeli nadaljnje naloge in doda kljune dokumente. 5. Zapisnik sestanka in rezultati se objavijo v spletni pisarni. Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 47 od 72

48 5. ŠTUDIJA PRIMERA UPORABE PROGRAMA WINDOWS SHAREPOINT SERVICES V PROJEKTU IZDELAVE IDEJNEGA PROJEKTA V naslednjem poglavju bo prikazan primer izdelave idejnega projekta na projektu»idejni projekt elektrifikacije in rekonstrukcije proge Pragersko Hodoš«. Posodobitev proge med Pragerskim, Ormožem, Mursko Soboto in Hodošem je ena prioritetnih nalog v vzpostavitvi mone železniške povezave z vzhodno Evropo. V letu 2001 je bila dokonana gradnja nove železniške povezave med Republiko Slovenijo in Republiko Madžarsko. Elektrifikacija proge na relaciji Pragersko Hodoš je nadaljevanje razvoja železniške infrastrukture v petem prometnem koridorju (Hadžiahmetovi, 2004, str. 3). Potek projektirane trase je oznaen na zemljevidu v sliki 21. Slika 21: Projektirani odsek na petem prometnem koridoru Vir: interna dokumentacija podjetja SŽ-Projektivno podjetje Ljubljana d.d Predstavitev podjetja SŽ - Projektivno podjetje, Ljubljana d.d. je delniška družba v veinski lasti zaposlenih. Ustanovljena leta 1952, nadaljuje tradicijo kvalitetne storitve na podroju projektiranja, povezanega primarno z železniško in infrastrukturo na podroju transportnih poti. Poslovni partnerji podjetja so Javna agencija za železniški promet Sašo Šlibar: Analiza uporabe programa Windows Sharepoint Services stran 48 od 72