Zásady ochrany osobných údajov a Informačná povinnosť

Transcription

1 Zásady ochrany osobných údajov a Informačná povinnosť Nasledujúce informácie sa poskytujú v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES ( GDPR ) a s ohľadom na zákon č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov ( Zákon ) a sú určené pre Vás ako pre tzv. dotknuté osoby. Prevádzkovateľ, kontaktné údaje Prevádzkovateľom osobných údajov je spoločnosť Merck spol. s r.o., so sídlom Dvořákovo nábrežie 4, Bratislava, IČO , (ďalej ako Merck,"nás" alebo "my"). Definícia pojmu osobné údaje Osobné údaje sú akékoľvek informácie týkajúce sa Vás ako dotknutej osoby, prostredníctvom ktorých môžete byť ako fyzická osoba identifikovaná alebo identifikovateľná. Patrí medzi ne najmä Vaše meno a priezvisko, bydlisko alebo iná adresa, Vaša ová adresa, telefonický kontakt, dátum narodenia, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu, číslo pasu alebo iného dokladu totožnosti, titul, štátna príslušnosť, národnosť. Identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky. Medzi osobné údaje patria aj citlivé údaje resp. biometrické údaje. Sú to napr. údaje o zdravotnom stave, odtlačky prstov, scan očnej sietnice, fotografia na občianskom preukaze, ale aj informácie o porušení trestného zákona. Takéto údaje však o Vás Merck nespracúva bez Vášho súhlasu. 1 of 12

2 Zodpovedná osoba Pre uplatnenie týchto práv, kontaktujte prosím našu osobu zodpovednú za ochranu osobných údajov na poštovej adrese: Merck spol. s r.o., Dvořákovo nábrežie 4, Bratislava, alebo ovej adrese: privacy_sk@merckgroup.com. Účely spracúvania, právny základ spracúvania a doba uchovávania Vašich osobných údajov Prevádzkovateľ spracúva Vaše jednotlivé osobné údaje za špecifickým účelom a na základe určitého právneho základu. Prevádzkovateľ nikdy nespracúva Vaše osobné údaje bezdôvodne a bezúčelne. Nasledujúca tabuľka znázorňuje jednotlivé účely spracúvania, právne základy a doby spracúvania osobných údajov: KLIENTI / DODÁVATELIA Účel spracúvania osobných údajov Právny základ spracúvania osobných údajov Doba spracúvania Evidencia obchodných partnerov (dodávateľsko odberateľské vzťahy) Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na účely oprávnených záujmov Prevádzkovateľa. V odôvodnených prípadoch dochádza k spracúvaniu osobných údajov na základe plnenia zmluvy. Počas trvania zmluvného vzťahu a 4 roky po jeho skončení. Účtovníctvo Splnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa vyplývajúcej z právnych predpisov na úseku vedenia účtovníctva obchodnej spoločnosti, najmä zákon č. 10 rokov 2 of 12

3 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov Marketing Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe oprávneného záujmu, ktorý spočíva v propagácii Prevádzkovateľa a v záujme informovať svojich klientov a verejnosť o svojich aktivitách. Po dobu trvania oprávneného záujmu a počas doby, po ktorú je možné uplatňovať, preukazovať alebo obhajovať práva a nároky z oprávneného záujmu alebo súvisiace s oprávneným záujmom Monitorovanie priestorov spoločnosti, ktoré sú neprístupné verejnosti Spracúvanie osobných údajov sa vykonáva na základ oprávneného záujmu ochrana majetku zamestnávateľa alebo zdravia zamestnancov 15 dní od vyhotovenia záznamu PACIENTI Účel spracúvania osobných údajov Právny základ spracúvania osobných údajov Doba spracúvania Nahlasovanie nežiadúcich Zákonná povinnosť 10 rokov po tom ako účinkov liekov prestane existovať povolenie na uvedenie lieku na trh, alebo počas dlhšieho obdobia, ak sa to vyžaduje na základe právnych predpisov Únie alebo 3 of 12

4 vnútroštátnych právnych predpisov Marketing Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe oprávneného záujmu, ktorý spočíva v propagácii Prevádzkovateľa a v záujme informovať svojich klientov a verejnosť o svojich aktivitách. Po dobu trvania oprávneného záujmu a počas doby, po ktorú je možné uplatňovať, preukazovať alebo obhajovať práva a nároky z oprávneného záujmu alebo súvisiace s oprávneným záujmom Evidencia zdravotníckych pomôcok používateľov Spracúvanie osobných údajov sa vykonáva na základe poskytnutého súhlasu so spracúvaním osobných údajov 4 roky ZDRAVOTNÍCKI PRACOVNÍCI Účel spracúvania osobných údajov Právny základ spracúvania osobných údajov Doba spracúvania Evidencia zdravotníckych Prevádzkovateľ spracúva Vaše Po dobu trvania pracovníkov osobné údaje na účely oprávneného záujmu a oprávnených záujmov počas doby, po ktorú je Prevádzkovateľa. možné uplatňovať, V odôvodnených prípadoch preukazovať alebo dochádza k spracúvaniu osobných obhajovať práva a údajov na základe plnenia zmluvy. nároky z oprávneného záujmu alebo súvisiace 4 of 12

5 s záujmom oprávneným Účtovníctvo Splnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa vyplývajúcej z právnych predpisov na úseku vedenia účtovníctva obchodnej spoločnosti, najmä zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov 10 rokov Marketing Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe oprávneného záujmu, ktorý spočíva v propagácii Prevádzkovateľa a v záujme informovať svojich klientov a verejnosť o svojich aktivitách. Po dobu trvania oprávneného záujmu a počas doby, po ktorú je možné uplatňovať, preukazovať alebo obhajovať práva a nároky z oprávneného záujmu alebo súvisiace s oprávneným záujmom Hlásenia o peňažných a nepeňažných príjmov zdravotníkov od farmaceutických firiem Splnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa vyplývajúcej z právnych predpisov, najmä zo zákona č. 362/2011 Z. z. o liekoch a zdravotníckych pomôckach a o zmene a doplnení niektorých zákonov a zákona č. 595/2003 Z.Z. o dani z príjmov. 10 rokov Služby spojené s účasťou na vedeckom, odbornom vzdelávacom podujatí zdravotníckych pracovníkov Spracúvanie osobných údajov prebieha na základe zmluvy s dotknutou osobou. 10 rokov 5 of 12

6 Účely spracúvania Vašich osobných údajov na našej web stránke Pri poskytovaní niektorých služieb na webových stránkach, si od Vás môžeme vyžiadať informácie ako Vaše meno a ová adresa. Vaše údaje použijeme na zabezpečenie prístupu k službám, o ktoré ste požiadali ako sú prístupy k našim materiálom, odpovediam na otázky ohľadom našich produktov, alebo k zasielaniu informácií o novinkách podľa Vášho výberu. S cieľom poskytnúť Vám relevantné informácie, môžeme individualizovať Vami požadovaný obsah na základe informácii, ktoré sme od Vás získali. Na vytváranie agregovaných štatistík používame údaje o prehliadaní našich užívateľov (takže štatistiky nezobrazujú údaje o jednom používateľovi, ale iba o zhromaždených údajoch viacerých užívateľov), aby sme zistili, čo je pre užívateľov zaujímavé, aby sme mohli zlepšiť naše webové stránky a ponuky. Dáta o prehliadaní používame taktiež na zachovanie alebo obnovenie zabezpečenia našej ponuky alebo na zistenie a opravu technických porúch a chýb. Zhromažďujeme tiež údaje o umiestnení zariadení pristupujúcich na naše webové stránky na štatistické účely (štatistiky, odkiaľ návštevníci pristupujú na naše webové stránky atď.); oprávnenia môžete ovládať pomocou nastavení prehliadača. Naše webové stránky môžu používať zásuvné moduly ("pluginy") na platformách sociálnych médií (napríklad Facebook). Pluginy sa používajú na zdieľanie obsahu z našich webových stránok s inými používateľmi sociálnych sietí alebo na poukázanie na takýto obsah. Keď navštívite naše webové stránky, pluginy nie sú plne integrované do lokality (tzv."shariff solution"). Tým sa zabezpečí, že pri prístupe na našu webovú stránku, sa po kliknutí na tlačidlo pluginu, vytvorí iba spojenie s prevádzkovateľom sociálnych sietí. Po vytvorení spojenia nemáme vplyv na typ a rozsah údajov, ktoré poskytovateľ zbiera a spracováva; tieto informácie nájdete v informáciách o ochrane údajov poskytovateľa. 6 of 12

7 Súbory cookies a sledovanie Používame súbory cookies na umožnenie a uľahčenie používania webových stránok, napríklad na optimalizáciu prezentácie alebo zobrazenia obsahu špecifického pre danú krajinu (napríklad vo vašom národnom jazyku). Môžete zakázať alebo zablokovať súbory cookie v softvéri prehliadača; môže to však viesť k obmedzeniu použiteľnosti tejto webovej stránky. Okrem súborov cookie môžeme na tieto účely použiť aj iné webové technológie, ako sú pixelové značky, webové majáky alebo jasné GIF (ďalej len "súbory cookie"). Cookies "sú malé textové súbory, ktoré umožňujú našim webovým stránkam uložiť informácie do vášho počítača a načítať ich neskôr (napríklad keď navštívite naše webové stránky opäť neskôr.) Použitie cookies, napríklad, umožňuje našim stránkam" zapamätať si "jazyk, v ktorom vám môžeme prezentovať náš obsah. Rozlišuje sa medzi požadovanými súbormi cookie, tj cookies, ktoré sú potrebné z technických dôvodov (napr. Na realizáciu prihlasovacej oblasti) a analytických súborov cookie, tj cookies, ktoré sa používajú na meranie online publika ( pozrite GOOGLE ANALYTICS / ADOBE ANALYTICS) Google Analytics: Táto webová lokalita môže používať službu Google Analytics, webovú analýzu poskytovanú spoločnosťou Google Inc. ("Google") na ukladanie "analytických súborov cookie" do Vášho zariadenia. Znamená to, že informácie o užívateľoch a používaní našich webových stránok sú prenesené do Google a spracované v našom mene na účely zostavovania prehľadov o činnosti webových stránok, merania návštev webových stránok a návštevníkov a poskytovania podobných služieb pre nás. Toto zahŕňa prenos vašej IP adresy, ale nebudú zlúčené s inými údajmi spoločnosti Google. Okrem toho je skrátená (zvyčajne v rámci Európskej únie) a uložená spoločnosťou Google iba v tejto skrátenej forme. Pre ukladanie v Spojených štátoch poskytuje spoločnosť Google vlastnú certifikáciu v súlade so štítom ochrany osobných údajov vhodnou úrovňou ochrany údajov. 7 of 12

8 Spracovanie vašich údajov na tieto účely môžete odmietnuť nainštalovaním zásuvného modulu prehliadača ( a môžete ho aktivovať nasledujúcim odkazom: <a href = "Javascript: gaoptout ()"> Služba Google Analytics deaktivieren</a> Nasledujúce informácie sa môžu prenášať a spracovávať: Informácie o použitých terminálových zariadeniach (napr. Operačný systém, typ zariadenia, prehliadač, rozlíšenie obrazovky), o pôvode našich užívateľov (napríklad jazyk, ako aj mesto a krajina, odkiaľ užívateľ pristupuje na webovú lokalitu, IP adresa) a používanie našich webových stránok (napr. webových stránok spoločnosti Merck, ktoré boli otvorené, aký obsah bol prehliadaný a rovnako aj dátum a trvanie návštevy). Adobe Analytics: Táto webová lokalita môže používať službu Adobe Analytics, webovú analýzu poskytovanú spoločnosťou Adobe Systems Software Ireland Limited ("Adobe") na ukladanie "analytických súborov cookie" do vášho zariadenia. Znamená to, že informácie o používateľoch a využívaní našich webových stránok sú prenesené na spoločnosť Adobe a spracované v našom mene za účelom zostavovania prehľadov o činnosti na webových stránkach, meraní návštev webových stránok a návštevníkov a poskytovania podobných služieb pre nás. To zahŕňa prenos vašej IP adresy, ale nebude zlúčený s inými údajmi spoločnosti Adobe. Okrem toho je pseudonymizovaný pred geolokalizáciou a pred skladovaním je nahradený generickou IP adresou. Spracovanie vašich údajov na tieto účely môžete odmietnuť pomocou nasledujúceho odkazu (časť "Use of Adobe Marketing Cloud by our business customers"): html. Prenos osobných údajov do tretích krajín V rámci globálnej skupiny spoločností využívame spoločnosť Merck KGaA zo Spolkovej republiky Nemecko a ďalšie spoločnosti Merck, ktoré nás podporujú pri hosťovaní a správe niektorých našich webových stránok. Tieto spoločnosti zo skupiny spracúvajú údaje iba na účely uvedené v tomto oznámení o ochrane osobných údajov.merck však neprenáša Vaše osobné údaje do krajín, ktoré nie sú súčasťou Európskej Únie alebo medzinárodným organizáciám. 8 of 12

9 Príjemcovia Vašich osobných údajov Používame subdodávateľov, ktorí nás podporujú v poskytovaní našich služieb. Títo poskytovatelia služieb spracúvajú údaje iba v súlade s pokynmi a pod kontrolou spoločnosti Merck a výhradne na účely opísané v týchto zásadách ochrany osobných údajov. Medzi týchto poskytovateľov patria napríklad uvedené spoločnosti: - Merck KGaA so sídlom Darmstadt, (Nemecko), Obchodný register: AG Darmstadt HRB 6164 a jej dcérske spoločnosti = skupina Merck - Cream s.r.o., Podzáhradná 100, Bratislava, Citadela spol. s r.o., Stará Vajnorská 37, Bratislava, Infosys Limited Zwigniederlassung Deutschand Opern Turm, Bockenheimer Landstr Frankfurt am Main, Germany = poskytovanie služieb na našich webových stránkach - Sprinx Systems, a.s., Karloveské rameno 6, Bratislava, IQVIA AG, reg. Č. CHE , so sídlom Dorfplatz 4, Cham 6330, Švajčiarsko = dodávateľ CRM systému - Kuriérske a prepravné spoločnosti (DHL, ReMax, TNT) - VGD Slovakia s.r.o., Moskovská 13, Bratislava, Softip, a.s., Galvaniho 7/D, Bratislava = dodávatelia účtovných systémov - C4P, s.r.o., so sídlom: Žabky 1583/6, Svätý Jur = vzdelávanie Spoločnosť Merck podnikne všetky kroky primerane potrebné na to, aby zabezpečila, že poskytnuté údaje sú primerane chránené v súlade s požiadavkami právnych predpisov EÚ na ochranu údajov. Spoločnosť Merck pri spracúvaní osobných údajov nevyhnutných na plnenie zákonných povinností, môže tieto posunúť nasledovným príjemcom: - daňoví poradcovia, audítori, súdy a orgány verejnej správy Uchovávanie údajov Vaše údaje uchovávame v zmysle požiadaviek príslušných právnych predpisov, počas trvania spolupráce s Vami, alebo tak dlho, ako je to potrebné na poskytnutie požadovanej služby. Napríklad, keď sa prihlásite do odberu noviniek, uložíme prislúchajúce údaje najmenej po dobu kým sa z odberu neodhlásite. Bližiše 9 of 12

10 informácie o dobách uchovávania osobných údajov nájdete v rámci každého účelu spracovania osobných údajov. Údaje zhromažďované počas prehliadania našich webových stránok, a ktoré sa môžu právne považovať za osobné údaje (napríklad úplná adresa IP), sa uchovávajú po dobu 14 dní, pokiaľ nie je na základe dôvodného incidentu určená dlhšia doba uchovávania (napr. v dôsledku hackerského útoku). Údaje bez osobných identifikovateľných znakov sa môžu ukladať natrvalo. Informácie o Vašich právach ako dotknutej osoby Právo odvolať súhlas Ak sú Vaše osobné údaje spracúvané na základe Vami poskytnutého súhlasu, ste oprávnený tento súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nebude mať vplyv na zákonnosť spracúvania Vašich osobných údajov pred odvolaním tohto súhlasu. Právo na prístup k údajom Máte právo od nás kedykoľvek požadovať informácie o Vašich údajoch, ktoré sú spracovávané u nás, a takisto o ich pôvode, príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, ktorým tieto údaje odovzdávame, a o účele spracovania. Ďalej ste oprávnený požadovať informácie o predpokladanej dobe uchovávania Vašich údajov. Právo na opravu Máte právo požadovať, aby Merck bez zbytočného odkladu opravil nesprávne osobné údaje resp. aby osobné údaje doplnil. Právo na vymazanie Máte právo požadovať, aby Merck bez zbytočné odkladu vymazal Vaše osobné údaje, ak je splnený niektorý z nasledovných dôvodov: a) údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali, b) dotknutá osoba odvolá súhlas a neexistuje iný právny základ pre spracúvanie, c) dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu a neprevažujú žiadne oprávnené záujmy na spracúvanie, d) údaje sa spracúvali nezákonne, e) údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná 10 of 12

11 povinnosť, f) údaje sa získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti. Právo na obmedzenie spracúvania Máte právo domáhať sa obmedzenia spracúvania v nasledujúcich prípadoch, ak: a) napadnete správnosť údajov, b) spracúvanie údajov by bolo protizákonné, c) Merck už osobné údaje nepotrebuje na účely spracúvania, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, d) ste namietali voči pracúvaniu osobných údajov. Právo na prenosnosť údajov Máte právo získať svoje Mercku poskytnuté osobné údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Takto získané osobné údaje máte právo preniesť ďalšiemu prevádzkovateľovi bez toho, aby Vám v tom Merck bránil. Takáto prenosnosť údajov je možná, ak sa Vaše osobné údaje spracúvali na základe poskytnutého súhlasu alebo na základe zmluvy a ak sa spracúvanie vykonávalo automatizovanými prostriedkami. Ak je to technicky možné, máte právo na priamy prenos od jedného prevádzkovateľa (Merck) druhému prevádzkovateľovi. Právo namietať Máte právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa konkrétnej situácie proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, ktoré je vykonávané vo verejnom záujme alebo na základe oprávneného záujmu Merck. Zároveň máte právo namietať proti profilovaniu, ktoré je založené na ustanovenia článku 6 ods. 1 písm. e) alebo f) GDPR. Máte právo namietať aj voči spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom. Automatizované individuálne rozhodovanie a profilovanie Máte právo na to, aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodnutie Merck, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania. Máte právo, aby sa na Vás rozhodnutie o automatizovanom individuálnom rozhodovaní vrátane profilovania nevzťahovalo. Merck používa/nepoužíva automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania. 11 of 12

12 Právo podať sťažnosť dozornému orgánu Máta právo podať sťažnosť dozornému orgánu príslušnému na dohľad nad spracúvaním osobných údajov. Na území Slovenskej republiky je týmto orgánom Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, Bratislava 27. Právo na oznámenie porušenia ochrany osobných údajov Máte právo, aby Vám Merck oznámil bez zbytočného odkladu, že došlo k porušeniu ochrany osobných údajov, ktoré pravdepodobne povedie k vysokému riziku pre Vaše práva a slobody. Prehlásenie o ochrane osobných údajov zo dňa: of 12