Fakulti 8ains Kognitif dan Pembangunan Manusia

Fakulti 8ains Kognitif dan Pembangunan Manusia HUBUNGAN ANTARAAMALAN KOMUNIKASI DALAM PENILAIAN PRESTASI DAN KEPUASAN KERJA: ADAKAH KEADILAN PROSEDUR BERTINDAK SEBAGAI MODERATOR? Rozanariah Bt Mohd Sani OF Sar.jana Muda Sains dengan Kepujian 5549.5 (Pembangunan Sumber Manusia) J63 2007 Jl893 2007

HUBUNGAN ANTARA AMALAN KOMUNIKASI DALAM PENILAIAN PRESTASI DAN KEPUASAN KERJA: ADAKAH KEADILAN PROSEDUR BERTINDAK SEBAGAI MODERATOR? ROZANARIAH BT MOHO SANI,? 'b -;-q Projek ini merupakan salah satu keperluan untuk Ijazah Sarjana Muda Sains dengan Kepujian (Pembangunan Sumber Manusia) Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia UNIVERSITI MALAYSIA SARA W AK 2007

BORANG PENGESAHAN STATUS TESIS Gred: A II SESI PENGAJIAN : ~ Co 1 Saya RQlONABI AH ~1 I\1OI'ID SIINI (HURUF BESAR) mengaku membenarkan tesis ini disimpan di Pusat Khldmat Maklumat Akademik, Universiti Malaysia Sarawak dengan syarat-syarat kegunaan seperti berikut: 1. Tesis adalah hakmilik Universiti Malaysia Sarawak 2. Pusat Khidmat Maklumat Akademik, Universiti'Malaysia Sarawak dibenarkan membuat salinan untuk tujuan pengajian sahaja 3. Pusat Khldmat Maklumat Akademik, Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat pendigitan untuk membangunkan Pangkalan Data Kandungan Tempatan 4. Pusat Khidmat Maklumat Akademik, Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat salinan tesis ini sebagai bahan pertukaran antara institusi pengajian tinggi 5... sila tandakan (..; ) DSULIT DTERHAD (mengandungi maklumat yang berdarjah keselamatan atau kepentingan seperti tennaktub di dalam AKTA RAHSIA RASMI 1972) (Mengandungi maklumat Terhad yang telah ditentukan oleh organisasilbadan di mana penyelidikan dijalankan) 0TIDAK TERHAD -2;Z= (TANDATANGAN PENULIS) (TANDATANGAN PENYEUA) Alamat Tetap: W,\l.uteWt i\w4~ \(.C)<; ~l:n.o.bth KG. ~j~,~ocl ~SlAi, Tarikh: \, /0" / :J.OO'f Tarikh: _ _~_6.L-/ V-_VV-+----i - Catatan: * Tesis dimaksudkan sc:bagai lesis bagi Ijazah Doktor falsafah. Saljana dan Satjana Muda *Jika lesis ini SULIT alau TERHAD. sila lampirkan sural daripada pihak berkuasalorganisasi berkenaan dengan menyatakan sekali sebab dan ternpoh tesis ini perlu dikelaskan sebagai TERHAD.

Projek bertajuk 'Hubungan antara Amalan Penilaian Prestasi dan Kepuasan KeIja: Adakah Keadilan Prosedur Bertindak sebagai Moderator' telah disediakan oleh Rozanariah Bt Mohd Sani dan telah diserahkan kepada Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia sebagai syarat untuk memenuhi Ijazah Sarjana Muda Sains dengan Kepujian Pembangunan Sumber Manusia. k diperiksa ol!lh:,~ ( Dr. Azman b.ismail ) Tarikh: fit (J-CrO.1........................... ]_......

PENGHARGAAN B ismillahirrahmanirrahim... Syukur kepada Allah dan selawat ke atas Nabi Muhammad S.A.W atas limpah dan keizinannya kerana akhirnya projek ini dapat disempurnakan seperti mana yang telah dirancang. Pertama sekali ucapan penghargaan ini ditujukan khas kepada penyelia projek tahun akhir saya iaitu Dr. Azman Ismail kerana telah memberikan bimbingan dan tunjuk ajar kepada saya dalam menyiapkan projek mini ini. Tidak lupa kepada kesemua pensyarah-pensyarah program Pembangunan Sumber Manusia di Universiti Malaysia Sarawak yang telah banyak memberi nasihat dan sokongan moral kepada saya agar penyelidikan ini berjalan dengan lancar. Penghargaan yang tidak terhingga juga saya tujukan kepada pihak Pejabat Pos Pending, Sarawak terutamanya kepada Puan Roslina Alwi dan semua kakitangan di Pejabat Pos Pending kerana sudi memberikan kerjasama yang sepenuhnya kepada saya dalam mengumpulkan maklumat bagi tujuan kaj ian ini. Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada semua ahli keluarga saya yang tersayang yang selama ini memberikan dorongan dan kata-kata semangat dalam menyiapkan tugasan ini. Terima kasih kepada rakan-rakan seperjuangan, Shery, Najib, Kak su, Shiela, Sofiah dan semua individu yang terlibat secara lang sung atau tidak lang sung dalam menyiapkan kajian ini. Sesungguhnya jasa dan pengorbanan kalian semua tidak akan dapat saya lupakan. Terima kasih atas segala-galanya. Wassalam... 11

lsi KANDUNGAN Penghargaan Jadual Kandungan Senarai Jadual Senarai Rajah Abstrak Abstract iii-v vi vii viii ix 1. BAB 1: PENDAHULUAN 1.0 Pengenalan 1.1 Latar Belakang kajian 1-2 1.2 Kenyataan Masalah 3 1.3 ObjektifKajian 1.3.1 ObjektifUmum Kajian 3-4 1.3.2 ObjektifKhusus Kajian 4 1.4 Kerangka Konseptual 4 1.5 Hipotesis Kajian 1.5.1 Hipotesis Umum Kajian 5 1.5.2 Hipotesis Khusus Kajian 5 1.6 Definisi Istilah 5-6 1.7 Kepentingan Kajian 1.7.1 Kepentingan kepada teori 6 1.7.2 Kepentingan kepada penyelidikan 7 1. 7.3 Kepentingan kepada pengamal 7 1.8 Kesimpulan 8 2. BAB 2 : SOROTAN KAJIAN LEPAS 2.0 Pengenalan 9 2.1 Komunikasi dalam Penilaian Prestasi 9 2.2.1 Defmisi Komunikasi dalam Penilaian Prestasi 9 III

2.2.2 Tujuan Komunikasi dalam Penilaian Prestasi 2.2 Maklumbalas di antara penilai dan yang dinilai 2.2.1 Definisi Maklumbalas di antara penilai dan yang dinilai 2.2.2 Tujuan Maklumbalas di antara penilai dan yang dinilai 2.2.3 Kepentingan Maklumbalas di antara penilai dan yang dinilai 2.3 Interaksi antara penilai dan yang dinilai 2.3.1 Defmisi Interaksi antara penilai dan yang dinilai 2.3.2 Kepentingan Interaksi antara penilai dan yang dinilai 2.3.3 Impak Interaksi antara penilai dan yang dinilai 2.4 Keadilan Prosedur 2.4.1 Definisi Keadilan Prosedur 2.4.2 Kepentingan Keadilan Prosedur 2.4.3 Impak Keadilan Prosedur 2.5 Kepuasan Kerja 2.5.1 Definisi Kepuasan Kerja 2.5.2 Kepentingan Kepuasan Kerja 2.5.3 Impak Kepuasan Kerja 2.6 Bukti Perhubungan 2.7 Kesimpulan 10 11 11 11 11 11 12 12 12 13 13 13-14 14 14 14 14 15-16 16 3. BAB 3 : METODOLOGI KAJIAN 3.0 Pengenalan 3.1 Rekabentuk Kajian 3.2 Teknik Pengumpulan Data 3.2.1 Teknik Kualitatif 3.2.l.1 Fasa 1: Temubual 3.2.2 Teknik Kuantitatif 3.2.2.1 Fasa 2: Kajian Rintis 17 17 18 18 18 lv

3.2.2.2 Fasa 3: Kajian Sebenar 19 3.3 Lokasi dan sampe1 kajian 20 3.4 Teknik Analisa Data 3.4.1 Penapisan Data 21 3.4.2 Ana1isis Psikometrik Skala Pengukuran 22 3.4.3 Analisis Kore1asi 22 3.4.4 Menguji Model Moderator 22-23 3.5 Kesimpulan 23 4. BAB4: HASIL DAPATAN DAN PERBINCANGAN 4.0 Pengenalan 24 4.1 Analisis Keputusan T emubual 2426 4.2 Keputusan Pengedaran Borang Kaji Selidik 26 4.3 Ciri-ciri Demografi Responden 27-28 4.4 Dapatan Kajian 4.4.1 Keputusan Penapisan Data 28-29 4.4.2 Keputusan Ujian Kesahan dan Kebolehpercayaan 30-31 Pembolehubah Kajian 4.4.3 Keputusan Pengujian Korelasi Pearson 31-32 4.4.4 Keputusan Pengujian Hipotesis Moderasi 33 4.5 Kesimpulan 34 5. BAB 5 : RUMUSAN, CADANGAN DAN KESIMPULAN 5.0 Pengenalan 35 5.1 Rumusan Kajian 35-36 5.2 Implikasi Kajian 36-37 5.3 Cadangan 37-38 5.4 Kesimpulan 38 6. BIBLIOGRAFI 7. LAMPIRAN v

SENARAI JADUAL HALAMAN Jadua11 : Dapatan Temubual 25-26 ladua12 : Keputusan Pengedaran Borang Kaji Selidik 26 ladua13 : Taburan ciri-ciri Responden Kajian 27 ladua14 : Keputusan Penapisan Data 29 ladua15 : Keputusan Ujian Kesahan dan Kebolehpercayaan Pembolehubah Kajian 30 ladua16: Keputusan Ujian Korelasi dan Statistik Berskriptif ladua17 : Keputusan Analisis Regresi Hirarki yang menunjukkan Kepuasan Kerja Sebagai Pembolehubah Bersandar 31 32 VI

SENARAI RAJAH HALAMAN Rajah 1 : Keadilan Prosedur Mempengaruhi Perhubungan antara Komunikasi dalam Penilaian Prestasi dan Kepuasan Kerja 4 VB

ABSTRAK HUBUNGAN ANTARA AMALAN KOMUNlKASI DALAM PENILAIAN PRESTASI DAN KEPUASAN KERJA: ADAKAH KEADILAN PROSEDUR BERTINDAK SEBAGAI MODERATOR? Rozanariah Bt.Mohd Sani Kajian ini dilakukan bagi mengkaji peranan keadilan prosedur yang bertindak sebagai moderator di dalam perhubungan di antara komunikasi dalam penilaian prestasi dan kepuasan kerja. Kajian ini telah menggunakan dua kaedah iaitu temubual dan borang kaji selidik. Sampel kajian sebanyak 300 orang yang dipilih secara rawak di kalangan pekerja bahagian pengurusan dan bukan pengurusan di Pejabat Pos Pending, Sarawak. Keputusan analisis regresi hierarki moderasi telah menunjukkan bahawa keadilan prosedur dalam analisis telah meningkatkan kesan komunikasi di dalam penilaian prestasi ke atas kepuasan kerja. Implikasi dapatan kajian ini penting kepada teori di dalam penilaian prestasi, kaedah penyelidikan dan pengamal dan ia dihuraikan di dalam kajian ini. Vlll

ABSTRACT RELATIONSHIP BETWEEN COMMUNICATION IN PERFORMANCE APPRAISAL AND JOB SATISFACTION: IS PROCEDURAL JUSTICE ACT AS THE MODERATOR? R01.anariah Bt. Mohd Sani The research is done to find out the roles ofprocedural justice that act as the moderator in the relationship between communication in performance appraisal and job satisfaction. This research used two methods, which are in-depth Interview and survey methods. The sample of this study consisted of 300 respondents that are chosen randomly from management and non-management employees in Pejabat Pos Pending, Sarawak. The outcome of moderated hierarchical multiple regression analysis showed that the procedural justice in the analysis give an effect to the communication in performance appraisal on job satisfaction. The result will give the implication to the theories, research methodology and help human resource practitioners to improve the way to conduct performance appraisal. IX

BAB1 PENGENALAN 1.0 Pengenalan Bab ini mengandungi lapan bahagian. Oi bahagian pertama diterangkan tentang latar belakang kajian, bahagian kedua ialah kenyataan masalah. Bagi bahagian ketiga pengkaji membincangkan tentang objektif kajian iaitu objektif umum dan objektif khusus. Manakala di bahagian empat pula pengkaji melampirkan kerangka konseptual kajian dan di bahagian kelima ialah hipotesis kajian yang dibangunkan hasil daripada kerangka konseptual. Kepentingan kajian dan definisi istilah pengkaji diterangkan dalam bahagian enam dan tujuh. Bahagian yang terakhir ialah kesimpulan bab ini. 1.1 Latar belakang kajian Sistem penilaian prestasi digunakan untuk menilai setiap tugasan yang telah dilakukan oleh pekerja. Ia juga merupakan sebahagian daripada sistem pengurusan sumber manusia dan menjadi perhatian pihak pengurusan sejak tujuh dekad yang lalu (Landy & FaIT,1980). Sistem penilaian prestasi ialah suatu proses mengenalpasti, memerhati, mengukur dan membangunkan sumber manusia dan ia dilakukan secara formal yang membolehkan satu ulang kaji dan penilaian dibuat ke atas prestasi kerja (Cardy & Dobbins, 1994; Abd. Aziz, 1999). Menurut Abd. Aziz juga penilaian prestasi ini merupakan salah satu proses kerja individu yang diperhati, dinilai, dicatat, dilapor, dibincang dan disusuli dengan tujuan untuk meningkatkan kualiti atau kuantiti kerja yang dilakukan.

Menurut kajian. penilaian prestasi pada asalnya hanya melihat kepada pembangunan skala, format skala dan cara untuk mengurangkan berlakunya berat sebelah di kalangan penilai (Austin, 1992; Edwards, 1957; Guilford, 1954) Di dalam kajian yang telah dilakukan di Great Britain, terdapat 3 tujuan sistem penilaian prestasi ini dilakukan. Antaranya ialah untuk meningkatkan prestasi keija terkini untuk menentukan objektif serta tujuan organisasi dan untuk mengenalpasti latihan dan keperluan yang sesuai bagi pembangunan sesebuah organisasi (DeVaries et ai., 2000). Ia juga dilakukan bagi memberikan nasihat dan arah tuju berkenaan pembangunan keijaya seseorang individu serta memberikan persepsi tentang sistem keadilan berkaitan dengan keija, bahagian, pengurus dan juga organisasi (Erdogan, 2002; Longenecker,1997). Oleh itu proses penilaian prestasi ini mesti dilak'ukan oleh majikan ataupun orang atasan dengan adil dan telus (Abd. Aziz, 1999). Tanpa proses penilaian prestasi yang adil dan telus, ia akan memberikan kesan kepada beberapa bahagian iaitu pertama kesan ke atas penilaian kualiti psikometrik, kedua ialah kesan ke atas ketepatan penilaian, ketiga ialah kesan ke atas proses penilaian dan pertimbangan, dan yang terakhir ialah kesan ke atas struktur dan amalan pentadbiran di dalam penilaian prestasi ( DeCotiis et ai.,1978 & Landy et ai.,1980). Kajian lepas menunjukkan bahawa proses penilaian prestasi yang dilakukan akan mengurangkan kekaburan peranan (Brown dan Peterson, 1993; Dubinsky dan Mattson,1979; Jawaorski et ai.,1993) dan ini akan meningkatkan kepuasan keija, komitmen dan akan mengurangkan pemberhentian kerja di kalangan pekeija (Babakus et ai., 1996; Behrman dan Perreault, 1984; Brown dan Peterson, 1994; Cotton dan Tuttle, 1986; Dubinsk), dan Mattson, 1979; Jaworski et ai., j 993; Jones et ai., 1996; Michaels et ai., 1988). 2

1.2 Kenyataan masalah Kajian-kajian lepas banyak menekankan kepada ciri-ciri komunikasi yang wujud dalam sistem penilaian prestasi. Sebagai contoh kebanyakan pengkaji menghuraikan cara suatu sistem penilaian prestasi itu dibuat (Fisher, 1979; Klimoski & Inks, 1990). Kajian selanjutnya mendapati bahawa ciri-ciri komunikasi di dalam penilaian prestasi mempunyai kaitan yang amat rapat dengan kepuasan kerja (Feldmen,1981;Bies & Shapiro,1998; Bass& Avo1io,1994). Antara ciri komunikasi yang penting ia1ah maklumbalas di antara penilai dan individu yang dinilai dan interaksi di antara penilai dan individu yang dinilai. Sekiranya ciri komunikasi ini dipraktikkan dengan betul oleh pengama1 sumber manusia, ia akan dapat meningkatkan kepuasan kerja (DeNisi & Kluger, 2000;Hackman & Olldham, 1980; McDowall & Fletcher, 2004; Fletcher & William, 1996). Pemerhatian yang mendalam terhadap perhubungan ini menunjukkan bahawa apabi1a wujudnya perasaan adil di dalam diri pekerja terhadap prosedur penilaian prestasi, ini akan mendorong meningkatkan kepuasan kerja (Masterson et al.,2000; Massho1der et a1.,1998; Tyler, 1980). Sungguhpun kajian ini te1ah banyak dijalankan, namun peranan keadilan prosedur sebagai moderator tidak diberi penekanan yang mendalam (Keeping & Levy, 2000). Keadaan ini mendorong pengkaji untuk mengkaji dengan lebih mendalam sifat perhubungan ini. 1.3 Objektif kajian khusus. Terdapat dua objektif di dalam kajian ini iaitu objektif umum dan objektif 3

1.3.1 Objektif Umum Objektif umum bagi kajian ini ialah untuk mengukur peranan keadilan prosedur sebagai moderator dalam perhubungan di antara amalan komunikasi dalam penilaian prestasi dengan kepuasan kerja. 1.3.2 Objektif Khusus Secara khususnya, objektifkajian ini ialah untuk : a) mengukur peranan keadilan prosedur sebagai moderator dalam perhubungan di antara maklumbalas antara penilai dan yang dinilai dengan kepuasan kerja. b) mengukur peranan keadilan prosedur sebagai moderator dalam perhubungan di antara interaksi antara penilai dan yang dinilai dengan kepuasan kerja. 1.4 Kerangka konseptual Rajah I menunjukkan perhubungan di antara komunikasi di dalam penilaian prestas~ keadilan prosedur dan kepuasan kerja. Rajah 1: Kerangka Konseptual Kajian Pembolehubah tidak Pembolehubah bersandar Moderator Pembolehubah bersandar Komunikasi di dalam Penilaian Prestasi ~ Maklumbalas antara penilai dan yang dinilai ~ Interaksi antara penilai dan yang dinilaj ------------------~~I~ r Keadilan prosedur K_e_p_u_a_s_a_n_k_e_r_ja ~ 4

Terdapat dua bentuk hipotesis kajian iaitu hipotesis umum kajian dan hipotesis khusus kajian. 1.5.1 Hipotesis umum kajian HAl: Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan di antara amalan komunikasi dalam penilaian prestasi dengan tahap kepuasan kerja. 1.5.2 Hipotesis Khusus Kajian HA2: Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan di antara maklumbalas antara penilai dan yang dinilai dengan kepuasan kerja HA3: Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan di antara interaksi antara penilai dan yang dinilai dengan kepuasan kerja. 1.6 Definisi lstilah Operasi Pengkaji hanya menerangkan defmisi operasl istilah sahaja. konseptual istilah akan dibincangkan dalam Bab 2. Defmisi 1.6.1 Penilaian Prestasi Ketua terdekat menilai prestasi pekerja yang berada di bawah tanggungjawab mereka. 1.6.2 Maklumbalas antara penilai dan yang dinilai Segala bentuk teguran atau pujian yang berkaitan dengan prestasi kerja seseorang pekerja. 5

1.6.3 Interaksi antara penilai antara yang dinilai Interaksi pengurus dan pekerja yang berada di bawah jagaan mengenai penilaian prestasi kerja. 1.6.4 Keadilan Prosedur Perasaan adil di dalam diri pekerja terhadap maklumbalas daripada pengurus kepada pekerja dan interaksi di antara penilai dan individu yang dinilai. 1.6.5 Kepuasan kerja Individu berasa suka ataupun sebaliknya terhadap kerja yang dilakukan. 1.7 Kepentingan Kajian Kepentingan kajian ini dapat dibahagikan kepada 3 kategori iaitu kepentingan kepada teori, kepentingan kepada kaedah penyelidikan dan kepentingan kepada pengamal sumber manusia. 1.7.1 Kepentingan kepada Teori Bagi kepentingan kepada teori, kajian ini amat penting bagi men yokong dan menerangkan dengan lebih mendalam tentang teori-teori dan model-model yang digunakan. Sebagai contoh ialah model 'group-value of procedural justice' digunakan untuk menyokong perhubungan di antara interaksi penilai dan yang dinilai, keadilan prosedur dan juga kepuasan kerja seseorang pekerja. Selain itu, kajian ini juga akan dapat menerangkan kekurangan sesuatu teori yang diketengahkan. Maklumat yang diperolehi adalah sangat penting untuk dijadikan panduan dalam menentukan arah tuju kajian, iaitu kenyataan masalah, 6

objektif kajian dan kerangka konseptual. Dapatan kajian ini akan dapat rnenjelaskan sarna ada teori-teori dan dapatan kajian telah disokong ataupun ditolak. 1.7.2 Kepentingan kepada Kaedah Penyelidikan Kajian ini menggabungkan kaedah temubual dan borang kaji selidik sebagai prosedur untuk pengumpulan data. Ini bagi mengurangkan kesilapan dalarn pengumpulan data. Kaedah ini juga dapat memastikan pembolehubahpernbolehubah kajian mempunyai tahap kesahan dan kebolehpercayaan yang tinggi. Ini akan menghasilkan kesimpulan kajian yang lebih mantap. 1.7.3 Kepentingan kepada Pengamal Kajian ini dapat digunakan oleh pengamal sumber manusla untuk rnenarnbah baik gaya berkomunikasi dalam proses penilaian prestasi yang dilakukan. Pengamal sumber manusia perlu menyedari bahawa keadilan prosedur perlu dipertingkatkan bagi rnemastikan amalan penilaian prestasi menerima sokongan penuh oleh para pekerja. Selain itu juga kajian ini akan dapat membantu organisasi dalam membaiki dan rneningkatkan pengetahuan, kemahiran dan sikap pekerja (KSA). Ini kerana dengan memberikan penilaian yang efektif kepada pekerja, ia akan dapat digunakan dalam pembangunan kerjaya mereka. Ini juga akan meningkatkan motivasi berkenaan terhadap tugasan yang mereka lakukan. 7

1.8 Kesimpulan Di dalam bahagian ini, kita dapat mengetahui secara terperinci mengenai kajian yang akan dijalankan. Antara perkara-perkara yang dibincangkan ialah latar belakang kajian, kenyataan masalah, objektif kajian, kerangka konseptual, hipotesis kajian, kepentingan kajian dan juga beberapa definisi istilah o perasi. Daripada perkara yang dibincangkan ini, ia dapat memberikan gambaran yang lebih jelas berkenaan kajian yang akan dilakukan ini. Seterusnya, kajian yang lebih mendalam berkaitan dengan sorotan kajian lepas akan dibincangkan di dalam bab 2. 8

BAB2 SOROTAN KAJIANLEPAS 2.0 Pengenalan Bab ini mengandungi tujuh seksyen. Seksyen pertama menerangkan tentang definisi konseptual berkaitan komunikasi. Manakala seksyen kedua pula menerangkan takrifan dan tujuan bagi komunikasi dalam sistem penilaian prestasi. Seterusnya, seksyen ketiga akan membineangkan tentang konsep bagi elemen-elemen yang wujud di dalam proses penilaian prestasi iaitu maklumbalas di antara penilai dan yang dinilai dan interaksi di antara penilai dan yang dinilai di dalam proses penilaian prestasi. Seksyen keempat menerangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan seksyen kelima yang mengulas tentang kepuasan kerja. Seksyen keenam pula membineangkan bukti kajian lepas dan ketujuh akan ialah kesimpulan keseluruhan bab ini. 2.1 Komunikasi di dalam Sistem Penilaian Prestasi 2.1.1 Definisi Komunikasi di dalam Sistem Penilaian Prestasi Komunikasi boleh ditakritkan sebagai proses berinteraksi di antara pemberi dan penerima maklumat mengenai sesuatu tujuan (Me Anley, 1979). Sistem penilaian prestasi pula didefmisikan sebagai suatu proses mengenalpasti, memerhati, mengukur dan membangunkan sumber manusia di 9

dalam sesebuah organisasi (Cardy & Dobbins, 1994). Ia juga turnt ditakrifkan sebagai suatu sistem formal yang membolehkan satu ulangkaji dan penilaian dibuat ke atas prestasi keija (Abd. Aziz, 1999). Dalam konteks penilaian prestasi, komunikasi merujuk kepada proses memberikan nasihat kepada pekerja dan mengubah persepsi mereka tentang sistem keadilan di dalam organisasi berkenaan yang berkaitan dengan kerja, bahagian, pengurus dan juga organisasi (Endrogan, 2002; Holbrook, 2002; Longenecker, 1997). 1.1.1 Tujuan Komunikasi dalam Penilaian Prestasi Menurut Walsh dan Fisher (2005), terdapat empat tujuan proses penilaian prestasi ini dilal'llkan. Pertama ialah untuk memberikan maklumbalas tentang kekuatan dan kelemahan yang ada pada pekerja Tujuan kedua penilaian prestasi dilakukan ialah untuk membezakan di antara seseorang individu dalam memberikan penghargaan di atas tugasan yang dilakukan. Selain itu, penilaian prestasi ini juga diaplikasikan adalah untuk menilai dan mengekalkan sistem sumber manusia di dalam organisasi berkenaan. Tujuan yang terakhir ialah untuk menghasilkan dokumen berkaitan pekerja di organisasi berkenaan (Milkovich dan Boudreau, 1994). Maklumbalas di dalam sistem penijaian prestasi ini juga memainkan peranan yang amat penting di dalam beberapa aktiviti organisasi. Menurut McCarthy dan Garavan (2001), maklumbalas ini amat penting di dalam pembangunan ketjaya pekeija, memberikan motivasi, kepuasan kerja dan pengurusan prestasi pekerja 10

2.2 Maldumbalas antara Penilai dan Individu yang Dinilai 2.2.1 Defmisi Maklumbalas antara Penilai dan Individu yang Dinilai Maklumbalas ditakrifkan sebagai penjelasan yang berkaitan dengan prestasi kerja seseorang individu yang dilakukan oleh pengurus ataupun rakanrakan (Desimone,Wemer,Harris,2002). 2.2.1.2 Tujuan Maklumbalas antara Penilai dan Individu yang Dinilai Maklumbalas biasanya digunakan untuk memberikan nasihat kepada seseorang bagi tujuan untuk berubah tetapi ia juga digunakan untuk menggalakkan kepada perubahan yang positif terhadap tugasan yang dilakukan (Kavanagh, 1997; Walsh & Fisher 2005). Dalam konteks kajian ini, maklumbalas bererti penjelasan yang diberikan oleh penilai kepada individu yang dinilai bagi memastikan pekerja dapat meningkatkan prestasi kerja ke arab pembangunan kerjaya mereka 2.2.1.3 Kepentingan dan impak kepada organisasi serta individu Kajian mendapati babawa maklumbalas di dalam proses penilaian prestasi akan mempengaruhi sikap dan tingkahlaku pekerja seperti kepuasan kerja dan motivasi kerja (Hackman & Olldham, 1980; DeNisi dan Kluger, 2000). 2.J Interaksi antara Penilai dan Individu yang Dinilai 2.3.1 Defmisi Interaksi antara Penilai dan Individu yang Dinilai Interaksi di antara penilai dan yang dinilai ditakrifkan sebagai perilubungan yang wujud di antara majikan dan pekerja dan berlakunya pertukaran maklumat (Podsakoff et al.,1990,1996; Simon, 1995; Butler et al., 1999; Gillespie dan Mann,2000). II

2.3.2 Kepentingan Interaksi antara PenUai dan Individu yang Dinilai Antara kepentingan interaksi di antara penilai dan individu yang dinilai ialah untuk memberikan kepuasan kepada kedua-dua pihak, memastikan berlakunya pertukaran makjumat dan meningkatkan kornitmen kepada organisasi (Bijlsma dan Bunt, 2003) Interaksi antara penilai dan yang dinilai juga memainkan peranan yang &mat penting di dalam proses penilaian prestasi. Interaksi antara penilai dan individu yang dinilai akan meningkatkan rasa adil di dalam diri pekeija (Dorfman dan Howell, 1988; Clugston et ai., 1997). Seterusnya ini akan mempengaruhi kepuasan keija seseorang pekeija (McFarlin dan Sweeney,1992). 2.3.3 Impak Interaksi antara Penilai dan Individu yang Dinilai Interaksi yang negatif di antara penilai dan individu yang dinilai akan menyebabkan timbulnya ketidakpuasan hati di kalangan pekeija dan ini akan mendorong pekejja untuk meninggalkan organisasi berkenaan (Schnake dan Dumler, 2000). 2.4 IUadilan Proseclur Keadilan prosedur merupakan salah satu daripada keadilan organisasi. Keadilan organisasi adalah memfokuskan kepada persepsi keadilan yang wujud di dalam sesebuah organisasi dengan mengkategorikan pendapat dan pandangan pekejja berkenaan dengan layanan yang diberikan di dalam organisasi (Greenberg, 1987). 12